Кадровая работа у ип с наемными работниками

Чем отличается трудовой договор от гражданско-правового

  Трудовой договор Гражданско-правовой договор
Когда заключается Сотрудник принимается на определенную должность и систематически выполняет должностные обязанности (продавец, водитель и т.д.) Работник нанимается для выполнения разовой задачи (создание сайта, ремонт помещения и пр.)
Организация труда Сотрудник соблюдает график работы, правила внутреннего распорядка, выполняет поставленные задачи согласно ТД. Исполнитель вправе работать в удобное для него время (при условии соблюдения сроков, исключение – проведение промо акций и т.п.).
Чем регулируется Трудовой кодекс РФ. Гражданский кодекс РФ.
Наличие записи в трудовой книжке Да. Нет, достаточно договора.
Взносы, которые платит ИП На пенсионное, медицинское страхование и нетрудоспособность — в ИФНС.
На травматизм – в ФСС.
На пенсионное и медицинское страхование — в ИФНС.
На травматизм – в ФСС (если прописано в ГПД).
Выплаты работнику Регулярная выплата зарплаты согласно ТД (не ниже МРОТ)
Оплачиваемый отпуск.
Оплата листов нетрудоспособности.
Выплата пособий.
Выплаты при увольнении.
Те, которые отражены в договоре.
Документы, на основании которых нанимается сотрудник Личное заявление соискателя.
Приказ о приеме на работу.
Гражданско-правовой договор.

При выборе типа договора отталкивайтесь от реальных задач: обязанности работника, срок трудовых отношений, условия труда. Нанимая работника на длительный срок для регулярной работы, не пытайтесь подменить ТД гражданско-правовым и сэкономить на взносах. Это чревато штрафами и другими неприятностями.

Упрощенная система оформления

Трудовой кодекс: оформление сотрудника в микропредприятие на сайте Консультанта.

Чтобы оформить сотрудника в штат по общим правилам, нужно составить правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, положение об оплате труда и премиях. Но для некоторых ИП действует упрощенная система.

По упрощенной схеме могут работать ИП и ООО, которые считаются микропредприятиями. У них:

  • выручка до 120 млн рублей в год;
  • до 15 сотрудников в штате.

Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой

Если ИП оказался в списке микропредприятий, он может оформлять сотрудников по упрощенной процедуре за шесть шагов:

  • составить штатное расписание;
  • заключить трудовой договор с сотрудником;
  • издать приказ о принятии на работу;
  • заполнить трудовую книжку;
  • завести личную карточку;
  • зарегистрироваться в фондах.

Кадровая работа у ип с наемными работниками

Рассказываем о каждом шаге подробно.

Оформление кадровых документов

От сотрудника при трудоустройстве требуются следующие документы:

  • паспорт;
  • трудовая книжка (запись при трудоустройстве по совместительству не требуется);
  • СНИЛС;
  • документ об образовании, квалификации — если работа требует специальных навыков;
  • документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву;
  • заявление о приеме на работу.

Шаг 1. Составить штатное расписание

Штатное расписание — это внутренний документ о том, как всё устроено в компании: какая структура, сколько сотрудников и какие выплаты идут сотруднику. Это обязательный документ, чтобы оформить сотрудника в штат.

Вот, что нужно заполнить в штатном расписании:

  • название структурного подразделения в компании. В ИП Сергея их нет;
  • порядковый номер работника;
  • код должности, например, производственный персонал. Можно обойтись без кодирования, наказания за это нет;
  • количество сотрудников в этой должности;
  • оклад и надбавки;
  • сумма.

Сергею не нужно показывать себя в штатном расписании. По закону он не считается работником своего ИП.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Сергей заполняет штатное расписание и издаёт приказ о том, что утверждает штатное расписание.

Кадровая работа у ип с наемными работниками

После этого можно заключать трудовой договор с сотрудником.

Оформление трудовых отношений

Если предприниматель – первое место работы для сотрудника, СНИЛС и трудовую книжку оформляет работодатель. Полис ОМС, согласно закону № 326 «Об обязательном медицинском страховании», работник оформляет самостоятельно.

Предлагаем ознакомиться:  Регрессный иск: как вернуть деньги, взысканные с компании по вине работника

При заключении трудового договора руководствуйтесь ст. 57 ТК РФ. Договор оформляется в двух экземплярах. Один оригинал остается у ИП, второй – у работника.

Перед тем, как подписать договор, еще раз под роспись ознакомьте работника с должностными обязанностями, условиями труда и оплаты, имеющимися локальными актами.

После заключения трудового договора оформляется приказ о приеме на работу и вносится запись в трудовую книжку (не позднее чем через 7 дней со дня подписания ТД).

Кадровые документы, которые будут упомянуты ниже, составляются в том случае, когда ИП заключает с работником трудовой договор. Если вы оформляете гражданско-правовые отношения, то все эти документы не нужны.

Шаг 1. Получите от сотрудника следующие документы:

  • Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
  • Трудовую книжку. Она не нужна, если сотрудник устраивается к вам по совместительству;
  • Свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
  • Документы воинского учета — военный билет у военнообязанных или удостоверение у призывников;
  • Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — если работа требует специальных знаний или подготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании;
  • Справку об отсутствии судимости, если работа связана с несовершеннолетними. Случаи, когда при приеме на работу понадобится эта справка, перечислены в статьях 331, 351.1 Трудового кодекса.
  • Медицинскую книжку, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.

Точка для хлебных крошек

Если работник устраивается на работу впервые, оформите для него трудовую книжку и пенсионное свидетельство. Медицинский полис (полис ОМС) сотрудник оформляет самостоятельно.

Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока человек является вашим сотрудником. С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью (при ее наличии), а оригиналы этих документов верните работнику. Паспортные данные работника нужно переписать, так как они понадобятся для заполнения кадровых документов и отчетов в госорганы, но хранить копию паспорта сотрудника запрещено.

О том, что вы взяли у работника трудовую книжку, сделайте запись в книге учета движения трудовых книжек. А покупку бланков трудовых книжек и их расход учитывайте в приходно-расходной книге.

Шаг 2. Попросите сотрудника написать заявление о приеме на работу. Это не обязательно, но на практике используется почти всегда.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Шаг 3. Оформите и подпишите трудовой договор. При его составлении нужно учитывать положения статьи 57 Трудового кодекса. Можно также использовать типовую форму. Трудовой договор необходимо оформить в двух экземплярах: один остается у работника, второй — у вас.

Отчетность в ПФР

ИП имеет право принять сотрудника на работу с испытательным сроком или без него. Минимальный испытательный срок составляет 2 недели, максимальный – 3 месяца. Когда сотрудник нанимается на работу по срочному договору сроком от 2 до 6 мес., испытательный срок не устанавливается.

Индивидуальные предприниматели в отчетности по сотрудникам и платежных поручениях указывают только номер ИП, присвоенный при регистрации бизнеса.

Несмотря на то, что функции по контролю обязательных взносов с 2017 г. перешли к налоговой службе, отчеты по-прежнему нужно предоставлять как в ПФР, так и в ФСС. Сроки сдачи отчетности не изменились:

  • в ПФР – не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом (на бумажном носителе), или не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом (в электронном формате);
  • в ФСС — не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом (на бумажном носителе), и не позднее 25 числа на электронном носителе (при количестве наемных сотрудников от 25 человек).

Шаг 4. Сделать запись в трудовой книжке

Если у человека, который оформляется на работу впервые, нет трудовой книжки и пенсионного свидетельства, то ваша задача их оформить.

СНИЛС — это страховой номер индивидуального лицевого счета гражданина в системе обязательного пенсионного страхования. Он указывается на пенсионном свидетельстве  (зеленой карточке, которую выдает Пенсионный фонд). СНИЛС должен быть у каждого работника, так как этот номер нужен для составления отчетности. Чтобы оформить пенсионное свидетельство на работника, нужно предпринять следующие действия:

  1. Возьмите у работника заявление, составленное в произвольной форме. Например, такое.
  2. Заполните анкету по форме АДВ-1. В ней должна стоять подпись работника.
  3. Заполните опись документов по форме АДВ-6-1.
  4. Сдайте анкету и опись в отделение ПФР по месту регистрации ИП на бумаге или в электронном виде.
  5. Через 5 рабочих дней заберите из отделения ПФР готовое пенсионное свидетельство и сопроводительную ведомость.
  6. Выдайте сотруднику пенсионное свидетельство и попросите его расписаться в ведомости.
  7. Верните сопроводительную ведомость с подписью работника в ПФР.
Предлагаем ознакомиться:  Договор на вывоз мусора в 2019 году

Трудовая книжка

Трудовую книжку нужно оформить в течение недели со дня приема сотрудника на работу. Алгоритм действий такой:

  1. Возьмите у работника заявление о выдаче трудовой книжки.  В нем должна быть указана причина отсутствия трудовой книжки. Например, человек оформляется на работу по трудовому договору впервые, или прежняя трудовая книжка была потеряна.
  2. Заполните титульный лист трудовой книжки.
  3. Сделайте запись о приеме на работу.

Бесплатно рассчитать зарплату, взносы и НДФЛ в веб‑сервисе

С 2017 года индивидуальные предприниматели обязаны сообщать о найме первого сотрудника только в ФСС. Это нужно сделать в двух случаях:

  • работник оформлен по трудовому договору;
  • сотрудник оформлен по гражданско-правовому договору, в котором предусмотрена уплата взносов «на травматизм».

Зарегистрироваться в ФСС нужно в течение 30 календарных дней после подписания договора с работником. Если не успеть, то ИП-работодателю грозит штраф, размер которого зависит от периода просрочки. Штраф в размере 5 000 рублей придется заплатить в том случае, если просрочка составила менее 90 дней. Если же опоздать с подачей документов на больший срок, то величина штрафа увеличится до 10 000 рублей.

Для регистрации в ФСС в качестве страхователя понадобятся:

  • заявление;
  • копия паспорта ИП;
  • трудовая книжка работника;
  • гражданско-правовой договор с работниками, если в договоре предусмотрено перечисление взносов «на травматизм».

Трудовой кодекс: трудовая книжка на сайте Консультанта

При найме работодатель заполняет трудовую книжку сотрудника. Это нужно сделать, если сотрудник работает больше пяти дней.

Если работа у сотрудника первая, книжку заводит сам предприниматель. Ее можно купить в типографиях «Гознака» или через компании, которые работают с защищенной полиграфической продукцией. В этих случаях будет гарантия, что книжка подлинная.

Если сотрудник приходит со своей книжкой, ее нужно проверить на подлинность. Она может быть поддельной в двух случаях:

  • сотрудник случайно купил ненастоящую;
  • решил обмануть работодателя, чтобы увеличить рабочий стаж или скрыть, что с предыдущего места работы его уволили за прогул.

У такой трудовой книжки нет юридической силы и её нужно переоформить, но расторгать договор не нужно. Сотрудник обходит все предыдущие места работы, получает копии приказов о приеме и увольнении, а текущий работодатель вносит дубликаты записей.

Чтобы проверить подлинность трудовой книжки, работодателю нужно сравнить год выпуска книжки с ее серийным номером. Если они совпадают, книжка настоящая.

Вот правила заполнения трудовой:

  • писать без сокращений. Нельзя написать «юр.отдел» или «по совмест-ву»;
  • нельзя заходить за поля формы;
  • для каждого места работы — свой порядковый номер.

Если заполнить неправильно, неверную запись нужно зачеркнуть ровной линией и изменения внести сверху неверных данных.

Если заполнить неправильно, порядок исправления такой:

  • в графе 1 поставить порядковый номер, следующий за последней записью;
  • в графу 2 вписать дату записи;
  • в графе 3 написать: «Запись за номером таким-то недействительна» и написать правильный вариант;
  • в графе 4 повторить номер приказа, по которому внесли неверную запись.

Бухгалтерия

Образец заполнения книги учета трудовых книжек на сайте Консультанта.

Чтобы нанимать других сотрудников, предприниматель должен вести книгу учёта движения трудовых книжек. Такие книги продаются в обычных магазинах канцтоваров. Предприниматель покупает её, прошивает, пломбирует и вписывает в неё сотрудников.

После этого можно составить личную карточку Анны.

Предлагаем ознакомиться:  Ответ работнику на жалобу по заработной плате

Шаг 5. Составить личную карточку

Личная карточка — информация о сотруднике, который работает в компании. В ней пишут номер приказа, данные паспорта, трудовой книжки, диплома, СНИЛСа и военного билета.

Это только первая страница личной карточки, на самом деле их больше, вот шаблон.

Карточку нужно хранить 50 лет.

Регистрация в ФСС

С 2017 года ИП-работодатель обязан сообщать о приеме на работу первого сотрудника только в ФСС (ранее требовалось регистрироваться также в пенсионном фонде). Сроки для регистрации в ФСС – 30 календарных дней со дня заключения ТД. Регистрация обязательна, если работник нанят по гражданско-правовому договору, в котором предусмотрены выплаты взносов на травматизм.

может ли ип нанимать работников

Документы для регистрации:

  • копия паспорта ИП;
  • трудовая книжка работника (или работников при одновременном приеме двух и более сотрудников);
  • гражданско-правовой договор, если в нем предусмотрен взнос на травматизм.

Шаг 6. Зарегистрироваться в фондах

125-ФЗ: обязательное страхование от несчастных случаев на производстве на сайте Консультанта

Когда ИП нанимает сотрудников, он платит за них взносы в Пенсионный фонд, фонды медицинского и социального страхования.

Для этого нужно зарегистрироваться в фонде социального страхования за тридцать дней после заключения трудового договора. Пенсионный и медицинский фонды узнают всё от налоговой при регистрации ИП.

Зарегистрироваться в фонде социального страхования нужно при найме первого сотрудника, а потом можно нанимать других сотрудников и никуда не ходить. В микропредприятия можно нанять не больше 15 человек. Это лимит, чтобы оформлять сотрудников по упрощенной системе.

Что и куда платить — зависит от фонда.

Пенсионный фонд. Специально регистрироваться не нужно: информация об ИП Сергея уже есть в фонде.

Фонд медицинского страхования. В этом фонде нужно регистрироваться только ИП на общей системе налогообложения. ИП на упрощенке регистрирует сама налоговая и присылает номер заказным письмом.

Заполненный образец заявления о регистрации

  • заполнить заявление о регистрации;
  • сделать копии паспорта предпринимателя, трудовой книжки и трудового договора первого сотрудника. С собой взять оригинал трудовой книжки;
  • получить выписку из единого реестра предпринимателей на сайте налоговой;
  • узнать реквизиты ОГРНИП на сайте ФСС.

Эти документы нужно отправить или принести лично в фонд. Адрес своего отделения можно узнать на сайте ФСС по номеру ИНН или КПП.

После этого фонд соцстрахования за три рабочих дня:

  • закрепляет за предпринимателем номер и код;
  • вносит данные в реестр страхователей;
  • выписывает уведомление о регистрации страхователя;
  • определяет класс профессионального риска;
  • рассчитывает размер взносов и присылает уведомление о том, что предприниматель зарегистрирован как страхователь.

После регистрации в фондах предприниматель получает извещение с номером, по которому платит взносы.

Какие налоги платит ИП с наемными сотрудниками

При заключении трудового договора к расходам ИП прибавится не только выплата заработной платы, но и взносов за каждого нанятого сотрудника.

НДФЛ (налог на доходы физических лиц) в размере 13% индивидуальный предприниматель удерживает из заработной платы сотрудника, т.е. ИП выступает в роли налогового агента между ИФНС и наемным работником. Фактически эти взносы выплачиваются из кармана работника, не создавая дополнительной финансовой нагрузки на активы ИП.

Обязательные отчисления во внебюджетные фонды:

  • взнос в ПФР — 22 % от заработной платы каждого работника;
  • взносы в Фонд ОМС – 5,1%;
  • взнос в ФСС – 2,9%.

То есть около 30% от размера зарплаты работника составляют страховые взносы. Это не налоги, а социальные обязательства, возложенные в данном случае на работодателя. Фиксированные взносы, которые ИП платит за себя, вы будете отчислять в прежнем порядке.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

В 2017 г. для отчисления страхового взноса за сотрудника в ПФР был определен предельный размер заработной платы – 876 тыс. руб. в год. В случае если годовая зарплата работника превысила эту сумму, ИП-работодатель выплачивает только 10% с образовавшейся разницы.

Оцените статью
Юридическая помощь
Adblock detector