Доверенность порядок оформления

Регистрируем доверенности

Требований законодательства к регистрации доверенностей не установлено. Можно только сказать, что основанием для регистрации доверенности является ее подписание руководителем предприятия. А регистрация доверенностей производится в Журнале учета и выдачи доверенностей (см. Пример 1).

В образце Журнала на следующей странице показан примерный перечень фиксируемых сведений. Каждая организация имеет право скорректировать его.

Регистрация доверенностей производится в Журнале в течение года в порядке возрастания номеров (сквозная нумерация). По общему правилу Журнал учета и выдачи доверенностей должен быть предварительно прошит и скреплен печатью предприятия. Все листы Журнала должны быть пронумерованы. Подчистки, приписки и исправления в нем не допускаются.

Но на многих предприятиях учет доверенностей ведется в автоматизированном виде. Т.е. информация вводится в специальную программу или Журнал учета ведется путем заполнения таблицы в MS Excel. В этом случае бумажный Журнал учета и выдачи доверенностей, заполняемый рукописным способом, в котором необходимо собирать подписи людей, получающих эти важные документы, может содержать меньше граф, т.к. в дополнение к нему еще есть систематизированная учетная информация в электронном виде.

Доверенность порядок оформления

Ответственных за подготовку доверенностей и их учет лучше назначить приказом. Если в организации есть такой документ, как Инструкция по подготовке, учету, выдаче, контролю исполнения, прекращению доверенностей и хранению прекращенных доверенностей (в виде самостоятельного регламента или в виде составной части иной инструкции), то в нем тоже нужно предусмотреть ответственных лиц (их обязанности, права и ответственность). Перечень работников, имеющих доступ к автоматизированной системе учета доверенностей, фиксируется в локальных нормативных актах предприятия.

В автоматизированную информационную систему обычно вносятся сведения, необходимые для подготовки доверенности, они же могут выводиться и в Журнал учета в полном или сокращенном составе. При ведении Журнала учета ручным или «полуручным» способом (т.е. в MS Excel) состав фиксируемой информации может быть таким же:

  • номер доверенности (в автоматизированной системе присваивается автоматически);
  • дата доверенности;
  • Ф.И.О., паспортные данные, место жительства представителя;
  • наименование госоргана, предприятия, организации, учреждения, куда представляется доверенность;
  • перечень полномочий представителя;
  • доверенность выдана с правом передоверия или без;
  • срок действия доверенности;
  • Ф.И.О. руководителя (уполномоченного лица), подписавшего доверенность;
  • наименование ответственного подразделения;
  • реквизиты служебной записки (запроса о подготовке доверенности) с указанием, кто подписал служебную записку (запрос);
  • отметка об отмене доверенности (с указанием даты отмены и реквизитов документа, свидетельствующего об отмене доверенности);
  • дата возврата доверенности.

Автоматизированная система позволяет группировать информацию по доверенностям по различным запросам, что делает работу с ними более удобной.

Пример 1

Фрагмент журнала учета и выдачи доверенностей

Какие сроки действия доверенности применяются сейчас?

Вопрос о сроках действия этого документа урегулирован ст. 186 ГК. В предыдущей редакции закон ограничивал максимальный период действия доверенности 3-мя годами. Сейчас же такого ограничения нет. Это связано с тем, что появилась техническая возможность проверить статус компании-партнера в ЕГРЮЛ, а, если доверенность оформлялась нотариально, отследить информацию о ней при помощи открытых данных соответствующего реестра.

Благодаря указанным изменениям, передавать полномочия можно на гораздо более продолжительные сроки, по усмотрению самого доверителя, в соответствии с его личными горизонтами планирования. Новые правила позволяют экономить как средства, так и время, которое раньше требовалось на составление нового документа, взамен утратившего силу за 3 года.

Установление периода по умолчанию связано с тем, что этот срок позволит представителю выполнить все поставленные задачи.

Единственное исключение составляет случай, предусмотренный ч. 2 ст. 186 ГК. Такая доверенность может действовать до того, как делегировавшее полномочия лицо самостоятельно не отменит ее. Документ должен соответствовать следующим требованиям:

  • Совершаться исключительно в нотариальной форме.
  • Предназначаться для совершения действий в зарубежных странах или образованиях.
  • В нем не должен быть указан срок действия доверенности.

Если хотя бы 1 из указанных условий не соблюдено, к документу применяются общие правила. Помимо отмены лицом, передавшим полномочия, основанием для прекращения этой доверенности могут служить и другие предусмотренные ситуации.

Полномочия, подтверждаемые доверенностью носят производный характер. Совершение действий представителем базируется на правоспособности и дееспособности доверителя. По этой причине в число оснований для автоматического прекращения действия документа входят смерть и процедура, связанная с ограничением дееспособности или признанием отсутствия таковой.

Если бы закон допускал возможность выдачи доверенности на неограниченный срок, это бы нанесло существенный урон экономике. Контрагентам приходилось бы связываться с представляемым лицом и уточнять действительность документа.

Контрагенты должны внимательно относиться не только к наличию даты совершения, но и к подсчету сроков, в течение которых документ будет иметь юридическую силу. Неправильная оценка этого условия может повлечь ошибку при заключении соглашения.

К порядку определения того, в какие даты начинает и заканчивает действовать доверенность применяются общие правила, регулирующие сроки. Речь идет ст. 191 и 192 ГК.

Согласно указанным нормам, течение срока происходит со дня, следующего за датой, определенной в качестве начала. Если истечение определяется не датой, а периодом (месяцем, годом), то отсчет нужно проводить от даты начала действия до соответствующего числа месяца или последнего месяца в году, когда завершается доверенность.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558)

Анализируя сроки хранения доверенностей, хочется остановиться на следующих моментах.

Статья 60 Перечня, посвященная доверенностям, выданным на осуществление отдельных видов деятельности филиалам и представительствам, противоречит статье 185 ГК РФ, в соответствии с которой доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Статья 273 Перечня определяет срок хранения конкурсной документации (в соответствии с Федеральным законом от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»), включая доверенности по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – постоянно.

При этом законодательством такое понятие, как «крупные поставки и наиболее важные работы, услуги», не определено. От чего отталкиваться? Непонятно. Более подробно этот вопрос был рассмотрен в моей статье «Сроки хранения договоров купли-продажи по новому Перечню». Но рекомендации остаются те же: либо использовать срок хранения «постоянно» для всех доверенностей, указанных в ст.

В соответствии со статьей 61 Перечня доверенности, выданные руководителем организации на представление интересов организации, имеют постоянный срок хранения. Одновременно доверенности, предусмотренные отдельными статьями Перечня, например, 273 и 15, имеют сроки хранения 5 лет и 3 года соответственно.

Хотя любая доверенность выдается для представления интересов перед третьими лицами, в том числе и указанные в статьях 273 и 15. При таком раскладе можно рекомендовать хранить все доверенности постоянно (согласно ст. 61 Перечня), кроме тех, для которых в нем предусмотрены индивидуальные статьи с более коротким сроком хранения.

Предлагаем ознакомиться:  Как проверить нотариальную доверенность по реестру

Статья 273 Перечня содержит срок хранения доверенности (оригинала) в организации, для представительства перед которой выписана доверенность. Это иллюстрация как раз того случая, когда доверенность вопреки статье 189 ГК РФ не возвращается в организацию-доверитель, а оседает там, где предъявлялась для подтверждения полномочий доверенного лица.

Статья 152 Перечня устанавливает сроки хранения для доверенностей (копий доверенностей) на участие в общем собрании акционеров. В соответствии с п. 2 ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 298-ФЗ «Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг».

На сегодняшний день документом, устанавливающим такой порядок, является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Данным постановлением предусмотрено, что сроки хранения документов, подтверждающих права общества на имущество, находящееся на его балансе, а также внутренние документы общества определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 06.10.2000.

Постановление ФКЦБ содержит ссылку на конкретный Перечень, который в настоящее время уже утратил силу. Но вместе с тем на официальном сайте Федеральной службы по финансовым рынкам размещен проект приказа «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». В проекте приказа указывается, что постановление ФКЦБ 2003 года не будет применяться только после вступления в силу данного приказа.

Реквизиты доверенности

На сегодняшний момент новый приказ не подписан. А п. 2.1.14 проекта нового Положения содержит информацию о сроках хранения доверенностей: «Бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров имеют срок хранения не менее 3 лет». В то время как Перечень 2010 года устанавливает для таких доверенностей (их копий) срок хранения «постоянно» (см. ст. 152).

Но для того чтобы все-таки внести ясность в вопрос сроков хранения прекращенных доверенностей, можно рекомендовать использовать срок хранения для всех без исключения доверенностей (имеются в виду оригиналы) «постоянно». Вопрос же по срокам хранения доверенностей (копий доверенностей) на участие в общем собрании акционеров пока открыт до утверждения ФСФР России нового Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558)

Как видите, при хранении доверенностей есть одна очень важная особенность: при отсутствии подлинника доверенности на участие в общем собрании акционеров (ст. 152 Перечня) копии вышеуказанных доверенностей хранятся постоянно, хотя в проекте приказа ФСФР об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ указаны другие сроки.

Также следует обратить внимание на то, что Перечень устанавливает сроки хранения для копий только отдельных доверенностей (все три статьи Перечня, посвященные этому, мы привели здесь во фрагменте документа).

Еще поясним, с какого момента следует исчислять трехлетний срок хранения для документов, перечисленных в статье 956 Перечня. Т.к. Перечень не дает прямого указания на этот счет, можно предположить, что имелось в виду 3 года после истечения срока действия доверенности.

Сроки хранения доверенностей (подлинников)

После того как доверенность зарегистрирована, она выдается доверенному лицу с отметкой о получении доверенности в Журнале учета и выдачи доверенностей. Если же доверенность выдается юридическом улицу, то расписаться может либо представитель этого юридического лица, либо сотрудник вашего предприятия, который затребовал подготовку доверенности.

И на первый взгляд, может показаться, что весь процесс работы с доверенностями закончен. Но на самом деле это не так. Гражданский кодекс РФ предусматривает прекращение доверенности. Что же оно в себя включает?

Статья 188 «Прекращение доверенности» Гражданского кодекса РФ

1. Действие доверенности прекращается вследствие:

  • 1) истечения срока доверенности;
  • 2) отмены доверенности лицом, выдавшим ее;
  • 3) отказа лица, которому выдана доверенность;
  • 4) прекращения юридического лица, от имени которого выдана доверенность;
  • 5) прекращения юридического лица, которому выдана доверенность;
  • 6) смерти гражданина, выдавшего доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;
  • 7) смерти гражданина, которому выдана доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

2. Лицо, выдавшее доверенность, может во всякое время отменить доверенность или передоверие, а лицо, которому доверенность выдана, – отказаться от нее. Соглашение об отказе от этих прав ничтожно.

3. С прекращением доверенности теряет силу передоверие.

В ст. 188 ГК РФ сказано, что с прекращением доверенности теряет силу и передоверие полномочий по ней. Поэтому в Журнале учета и выдачи доверенностей в графе «Примечание» желательно указывать, что конкретная доверенность выдана на основе передоверия.

Доверенность может быть прекращена также вследствие:

  • совершения действия, для осуществления которого доверенность выдавалась, даже если срок действия ее не истек;
  • признания доверенности недействительной на основании решения суда;
  • прекращения (т.е. ликвидации) не только юридического лица, но и государственного органа или органа местного самоуправления, ее выдавшего;
  • утраты гражданином статуса предпринимателя, если доверенность была им выдана в этом статусе.

Доверенность порядок оформления

Помимо перечисления основных требований к прекращению доверенностей ГК РФ содержит еще одно: по прекращении доверенности лицо, которому она выдана, или его правопреемники обязаны немедленно вернуть доверенность (п. 3 ст. 189 ГК РФ).

Это означает, что на предприятии:

  • во-первых, должен быть определен порядок прекращения доверенностей по вышеназванным основаниям;
  • во-вторых, должен быть определен порядок возврата прекращенных доверенностей;
  • и, в-третьих, должен быть определен порядок хранения прекращенных доверенностей.

Рассмотрим более подробно требования к прекращению доверенностей по следующим основаниям: истечение срока доверенности; отмена доверенности лицом, выдавшим ее; отказ лица, которому выдана доверенность, – т.к. именно с ними по большей части и возникают затруднения.

Напомним, что срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выписки, а если не указана дата ее составления, то доверенность ничтожна.

Получается, что любая доверенность имеет срок действия. По окончании срока действия доверенности она должна быть предоставлена доверенным лицом доверителю. Но все ли доверенные лица делают это сами и вовремя. Конечно, нет. Как же наладить данный процесс? Для этого можно рекомендовать включить в организационно-распорядительные документы, регламентирующие работу с доверенностями на предприятии:

  • в какие сроки доверенное лицо возвращает прекращенную доверенность;
  • кому направляется прекращенная доверенность.
Предлагаем ознакомиться:  Кто продает арестованное имущество

Для ознакомления всех сотрудников с таким приказом можно дополнительно ввести графу в Журнал учета и выдачи доверенностей либо делать такую отметку в графе «Примечание». Если же раздел о возврате прекращенных доверенностей включен в локальный нормативный акт или в приказ, которые определяют порядок работы с доверенностями на предприятии, то необходимо организовать доведение данных документов до доверенных лиц.

Отмена доверенности лицом, выдавшим ее

Лицо, выдавшее доверенность, может отменить ее в любое время, например, в том случае, когда получивший ее сотрудник увольняется, переводится на другую должность или по другим причинам.

Какие же действия в этом случае необходимо предпринять?

  • подготовить приказ об отмене доверенности с указанием даты, с которой доверенность отменяется, и срока возвращения оригинала доверенности на предприятие. Приказ должен быть доведен до доверенного лица под подпись. Если оно по каким-либо причинам отсутствует на предприятии, то это можно сделать и путем направления письма доверенному лицу с приложением копии приказа (см. образцы документов в Примерах 3 и 4);
  • проинформировать всех третьих лиц, для представительства перед которыми была выдана доверенность, путем направления любого письменного сообщения, зарегистрированного в установленном порядке на предприятии (письмо, телеграмма, телефонограмма). Требование информирования третьих лиц предусмотрено п. 1 ст. 189 ГК РФ. Это нашло отражение в п. 3 приказа из Примера 3.

Еще одно основание прекращения доверенности – это отказ от нее лица, которому она была выдана. Причины здесь могут быть разные. Но нас будет интересовать, в какой же форме должен быть оформлен отказ.

Если доверенным лицом является работник предприятия, то он может информировать руководителя об отказе путем направления докладной записки, зарегистрированной в установленном на предприятии порядке. При этом к ней необходимо приложить оригинал доверенности.

Во избежание каких-либо проблем для работника рекомендуем ему составить 2 экземпляра докладной записки: один из них с приложенным оригиналом доверенности отдать руководителю, а на другом попросить поставить отметку о получении, копию доверенности тоже желательно оставить себе. Отметка о получении состоит из должности, подписи и Ф.И.О.

Если же от доверенности решит отказаться юридическое лицо, которому она была выдана, то эта организация должна будет направить письмо на имя генерального директора доверителя с обязательным приложением оригинала доверенности (текст письма будет аналогичен тексту докладной записки из Примера 5). Причины отказа могут быть любыми, от объективных до субъективных.

Чтобы отследить, все ли доверенности сдал увольняющийся сотрудник, можно рекомендовать включить подразделение (или должностное лицо), ответственное за учет доверенностей, в обходной лист. В этом случае появится дополнительная возможность проконтролировать процесс сдачи доверенностей и, в случае необходимости, подготовить приказы об отмене доверенностей в связи с увольнением.

Итогом процесса прекращения доверенностей по любым основаниям является представление оригиналов доверенностей в то структурное подразделение, которое и будет осуществлять их хранение. При этом, как отмечалось выше, делается отметка в регистрационной форме (Журнале учета и выдачи доверенностей) о ее прекращении и возврате оригинала.

Мария Смольянинова, главный редактор издательства «Бизнес-Арсенал»:

«Поясним основные правовые последствия прекращения доверенностей:

1. Прекращение доверенности по своей сути означает прекращение полномочий представителя. Это требует от представляемого выполнения предусмотренных законом обязанностей. Так, в силу п. 1 ст. 189 ГК РФ в случае отмены доверенности выдавшее ее лицо обязано известить об отмене:

  • как лицо, которому она была выдана,
  • так и известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми была выдана доверенность.

Как определить перечень третьих лиц, подлежащих такому извещению? В отсутствие четких указаний закона на этот счет предлагаем руководствоваться видом доверенности и сферой применения полномочий, обозначенных в ней. В частности, если доверенность выдана на право представления интересов организации в налоговых органах, необходимо известить соответствующий налоговый орган по месту нахождения юридического лица, при необходимости – еще и вышестоящий налоговый орган.

Другой вопрос, который также представляется важным, – в какой форме нужно извещать указанных лиц об отмене доверенности? Закон не дает на него ответа. Однако нетрудно прийти к выводу, что извещение должно быть составлено в письменной форме, подписано уполномоченным на отмену доверенности лицом и вручено лицу, которому доверенность выдана, и известным третьим лицам способом, позволяющим подтвердить дату передачи такого извещения и факт его получения адресатами (получение отметки о вручении на копии извещения; направление извещения посредством почтовой связи ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении). Ведь в случае отказа перечисленных лиц признать факт отмены доверенности обязанность доказывания состоявшейся отмены будет лежать на доверителе. Иначе права и обязанности, возникшие в результате действий лица, которому выдана доверенность, до того, как это лицо узнало или должно было узнать о ее прекращении, сохраняют силу для выдавшего доверенность (и даже его правопреемников) в отношении третьих лиц (п. 2 ст. 189 ГК РФ), за исключением случаев, когда третье лицо знало или должно было знать до совершения сделки с представителем или в момент ее совершения о том, что действие доверенности уже прекращено.

2. Однако обязанности в связи с прекращением доверенности возникают не только у представляемого. Согласно п. 3 ст. 189 ГК РФ при прекращении действия доверенности (по любому основанию) лицо, которому она выдана, а равно его правопреемники обязаны немедленно вернуть подлинник доверенности».

Итак, любая прекращенная доверенность (основания прекращения мы перечислили выше) должна быть возвращена на предприятие в соответствии с требованиями ГК РФ. Если понимать это формально, то все выданные доверенности должны быть возвращены, т.к. имеют ограниченный срок действия (3 года – это максимум).

Но на практике бывает иначе. Иногда организация, для представительства перед которой выдана доверенность, просит оставить ей оригинал доверенности, чтобы он подтверждал полномочия доверенного лица на подписание каких-то важных документов или совершение определенных действий. Например, отгрузивший товар оптовик прикладывает доверенность экспедитора на получение товара к накладной или при подписании договора контрагент может настаивать на получении оригинала доверенности, чтобы хранить ее вместе с договором, госорганы тоже часто забирают доверенности себе и т.д.

Если доверенность разовая и выдана для подтверждения полномочий по данной конкретной сделке, то ее действительно можно отдать контрагенту. Если же она генеральная или специальная (т.е. подтверждает более широкий спектр полномочий перед большим числом лиц), то с нее обычно изготавливают копию, заверенную самой организацией или нотариусом, и ее отдают контрагенту.

Покажем в Примере 6, как ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять заверительную надпись. При этом подчеркнем, что этот ГОСТ носит рекомендательный характер. А вот Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х хотя и является «древним» документом, в настоящий момент действует и имеет силу закона. Согласно ему заверительная надпись оформляется более подробно (см. Пример 7).

Мария Смольянинова, главный редактор издательства «Бизнес-Арсенал»:

«Внимательный читатель может усомниться: из наименования Указа № 9779-X следует, что он касается заверения копий только тех документов, которые касаются «прав граждан». Но с юридической точки зрения данный документ распространяется и на организации. Такое разъяснение дал Конституционный Суд Российской Федерации в своих постановлениях от 24.10.1996 № 17-П и от 17.12.1996 № 20-П. Данный подход уже давно воспринят арбитражными судами, доказательством тому служат следующие судебные акты: постановление ФАС Московского округа от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, постановление ФАС Центрального округа от 20.06.2004 № А68-АП-122/Я-04 и др.».

Предлагаем ознакомиться:  Программа «Ветхое жилье» 2020: изменения и перспективы

Дата выдачи доверенности, последствия ее отсутствия

Выдача доверенности — односторонняя сделка. Поэтому ее совершение не требует согласия представителя. Но принятие доверенности или отказ от ее принятия — это право представителя.

Доверенность может выдаваться только дееспособными гражданами.

Юридические лица, обладающие общей правоспособностью, могут выдавать доверенности на совершение любых законных сделок.

Как доверителем, так и представителем может быть одно или несколько лиц одновременно.

Выдача доверенности на имя нескольких лиц – характерна для организаций т.к. такой вариант бывает удобнее тогда, когда одни и те же лица (работники организации – ее представители) регулярно совершают однородные действия (сделки, закупка и получение товара, почтовой корреспонденции и др.).

Лицо, выдавшее доверенность, вправе в любое время ее отменить (отозвать), а представитель может отказаться в любое время от доверенности (пункт 2 статьи 188 ГК).

Доверенность от имени организации можно выдать любому лицу вне зависимости от наличия с ним трудовых отношений, что своим Решением от 06.06.2011 № ГКПИ11-617 подтвердил Верховный Суд РФ, указав, что доверенность может быть выдана любому лицу, как работающему в организации, так и не работающему. Главное, чтобы такое лицо было дееспособным.

Составляется любая доверенность всегда в одном экземпляре. Максимальный срок, на который она может быть выдана до 1 сентября 2013 года — три года, а с 1 сентября 2013 года — на любой срок.

Отсутствие даты ведет к ничтожности документа. Причиной для установления таких последствий служит невозможность определения срока, на который он выдан.

Ничтожность документа носит характер, не требующий предъявления соответствующего иска в суде. Любой контрагент, изучивший его, придет к вводу о том, что срок доверенности установить невозможно, и не станет заключать соглашение с участием данного представителя.

Формирование доверенностей в дела

Как мы смогли понять, доверенность хранится у доверенного лица или предоставляется в определенные органы, в этот период вопрос о хранении оригиналов доверенностей у выписавшей их организации не возникает. Когда же доверенность прекращается, а оснований для этого несколько, она должна быть возвращена доверенным лицом на предприятие. Вот здесь как раз и возникает вопрос о том, а как же осуществлять хранение таких доверенностей, как формировать дела?

При выдаче доверенностей можно рекомендовать формировать регистрационное дело из ксерокопий доверенностей, которое будет иметь временный срок хранения и называться «Копии доверенностей». Формирование такого дела не является обязательным. Да и сам Перечень, как мы видели, содержит требования о хранении копий только отдельных доверенностей.

Но для практической работы формирование такого дела весьма полезно: в копиях будет отражена вся информация из оригиналов доверенностей, тогда ее состав в Журнале учета можно сократить. И если директор спросит вас, какие доверенности были выданы конкретному лицу, то проще всего будет по журналу отследить номера доверенностей, а затем снять копии с уже имеющихся копий в деле и выложить их на стол руководителю.

Можно рекомендовать формировать такое дело из ксерокопий каждой выданной доверенности в период одного календарного года, т.е. с 1 января по 31 декабря текущего года, к ксерокопии доверенности может подшиваться и служебная записка (запрос о выдаче доверенности).

Если массив этих документов у вас большой, то лучше не ограничиваться формированием одного общего дела с копиями выписанных доверенностей, а сформировать несколько дел, например:

  • копии доверенностей, выданные директорам филиалов и представительств;
  • копии доверенностей, выданные руководителям предприятия;
  • копии доверенностей, выдаваемых на право управления имуществом предприятия;
  • копии доверенностей на участие в общем собрании акционеров;
  • копии доверенностей, предоставляемых в правоохранительные органы, судебные органы, третейские суды.

Срок хранения копий доверенностей можно установить 5 л. (ЭПК).

Когда доверенность будет прекращена (а это произойдет в любом случае, т.к. максимальный срок действия доверенности ограничен и составляет 3 года), доверенное лицо должно вернуть ее в структурное подразделение, которое осуществляет хранение доверенностей. Получив оригинал, на ксерокопии доверенности в регистрационном деле «Копии доверенностей» можно делать отметку об этом.

Доверенность может быть возвращена по истечении ее срока действия или если доверенному лицу она больше не нужна, даже если срок действия ее еще не истек, будучи установлен с запасом. Но она может быть отменена и каким-то определенным документом, тогда ссылку на него тоже следует сделать на копии прекращенной доверенности (см. Пример 8).

Доверенность от 14.01.2011 № 12 отменена приказом от 01.09.2011 № 145-о/д.

Оригиналы прекращенных доверенностей, которые доверенные лица возвращают, формируются в отдельное дело «Прекращенные доверенности», куда документы подшиваются в том порядке, в каком они предоставляются доверенными лицами. Прекращенные доверенности также можно формировать по нескольким направлениям аналогично формированию дел по копиям доверенностей.

На обороте последнего листа доверенности указывается номер и дата документа, на основании которого действие данной доверенности прекращено, за исключением тех доверенностей, срок действия которых просто истек. Срок хранения для большинства прекращенных доверенностей постоянный. И лишь для некоторых из них он сокращен.

В одно дело принято подшивать документы с одинаковым сроком хранения, поэтому если у вас есть доверенности с разными сроками хранения, то, ориентируясь на фрагмент Перечня 2010 года, приведенный нами на стр. 23-24, вы можете сформировать несколько дел. Если же таких доверенностей мало, то имеет смысл не выделять их в отдельные дела и хранить с основным массивом доверенностей постоянно.

Но учитывая, что мы рекомендовали использовать постоянный срок хранения для всех оригиналов возвращенных доверенностей, такой же срок можно установить и для журналов учета доверенностей.

Доверенности на получение ТМЦ

При этом доверенности на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) оформляют и регистрируют департаменты (отделы) бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности».

https://www.youtube.com/watch?v=83ltZuz7sY8

Отметим только, что срок хранения доверенностей на получение ТМЦ установлен 412 статьей Перечня 2010 года (см. фрагмент этого документа на стр. 23-24 журнала).

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

Оцените статью
Юридическая помощь
Adblock detector