Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Когда должны выплачивать командировочные по закону

Что считается командировкой?

Командировка — это поездка работника компании для выполнения служебного поручения вне постоянного места осуществления трудовой деятельности. Такое определение закреплено в Трудовом кодексе РФ. Отправка осуществляется на основании распоряжения работодателя. Если гражданин занимает должность, предписывающую постоянное выполнение трудовых обязанностей в поездке, это не будет являться служебной командировкой.

Если компания направляет работника для выполнения служебного задания в другой город или страну, действие должно осуществляться в строгом соответствии с порядком, определенным правительством РФ. Особенности отправки в командировку и иные нюансы, касающиеся её, закреплены в постановлении №749 от 13 октября 2008 года.

К сведению

Если гражданин отправляется в структурное подразделение организации, которая находится за рубежом или в другом населенном пункте, это также будет считаться командировкой.

В случае отправки сотрудника в другой город для выполнения служебного задания в обязательном порядке должны быть выполнены следующие действия:

  1. Руководство издает соответствующий приказ.
  2. Гражданину предоставляется аванс.
  3. Вернувшись из поездки, сотрудник заполняет отчетные документы.

Трудовой кодекс устанавливает широкий перечень гарантий и компенсаций. Начисление заработной платы во время выполнения служебного задания вне основного места деятельности осуществляется на основании среднего объема дохода сотрудника.

Срок выплаты суточных перед поездкой остается на усмотрение работодателя

Первым правилом на этот счёт является порядок определения периода работы, данные о доходах за который берутся в расчёт:

  • По общему правилу средняя величина дохода считается за календарный год, предшествующий началу месяца, в котором лицо было командировано;
  • Если человек ещё не отработал одного года в компании, его средняя зарплата будет рассчитана за время, прошедшее с момента его приёма на работу до начала соответствующего календарного месяца;
  • Принятым и командированным в одном календарном месяце людям период исчисления среднего заработка определяется по количеству фактически отработанных ими дней.

После определения расчётного периода важно правильно исключить из него дни, когда получая от организации различного рода выплаты, сотрудник по факту не работал.

  • Если средний заработок ниже, чем ежедневный оклад, локальные НПА большинства организаций разрешают производить доплату во избежание ущемления прав работающих.
  • На практике очень часто возникают случаи, когда человеку приходится проводить свои выходные дни в командировке:
  1. Непосредственно исполняя служебные обязанности;
  2. Находясь в дороге к месту назначения или возвращаясь домой.

На такой случай законодательство содержит нормы, устанавливающие следующие варианты вознаграждения:

  • Оплата в двойном размере;
  • Одинарная оплата с предоставлением по прибытию к месту работы отгула.

Спорный вопрос, касающийся оплаты последующих выездов по службе работника, которому были произведены «удвоенные выплаты», в настоящее время не имеет чёткого ответа.

Инфо

Две поездки в один день В Положении о командировках целесообразно отметить ситуацию, когда работник в течение дня может перемещаться в несколько мест с разными нормами суточных. Выплаты должны происходить по нормативам, утвержденным для местности прибытия. Работа за границей Алгоритм действий соответствует общим правилам выплат суточных.

В приказе на загранкомандировку необходима формулировка цели поездки в точном соответствии с действующим законодательством. Размер суточных по заграничной поездке утверждается в Положении о командировках, минимальная граница которых зафиксирована в законодательных актах, а максимальная устанавливается руководством предприятия. При досрочном окончании поездки Возвратившись из командировки раньше установленного срока, сотрудник оформляет авансовый отчет.Экономическими службами предприятия производится перерасчет ранее выданного аванса.

Излишне полученные средства возвращаются в кассу организации. Работа в выходные дни Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в служебной командировке. Сотруднику будут начислены суточные за выходные дни, даже не смотря на то, что он не работал в этот период. Поездка в страны СНГ Суточные в страны ближнего зарубежья начисляются по нормам заграничных поездок.

Как посчитать? Примеры Вызывает живой интерес вопрос: «Как платятся суточные?». Рассмотрим несколько случаев. Пример 1: Инженер Иванов П.С. (ООО «Сигнал» г.Самара) был направлен с 6 июня в г.Нижневартовск для испытания оборудования сроком на 10 дней. Согласно Положению о командировках, оплата суточных на территории России установлена в размере 1 200 руб. Сотруднику начислены суточные в размере 12 000 руб.: (1 200 руб. * 10 дн.= 12 000 руб.) Пример 2: Технолог Савельев М.Ф.

Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки. ! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно.

Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п. 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Срок выплаты суточных перед поездкой остается на усмотрение работодателя

Важно

Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы. Однако далеко не все командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами. Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п.

Предлагаем ознакомиться:  Страховая не выплачивает в срок по осаго

3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст.

Командировка по ТК РФ должна иметь строгую продолжительность. В соответствии с закрепленным в нормативно-правовом акте определении, гражданин отправляется в служебную поездку для выполнения распоряжения руководства фирмы. По мере наступления определенного события, командировка должна заканчиваться.

Разъяснения, касательно срока поездки, закреплены в пункте 4 положения №749. В нём говорится, что день отправки и возвращения включаются в общий срок путешествия. Если выезд осуществляется до 23:59, этот день будет считаться моментом отъезда. В случае обозначения в посадочных билетах времени отправления 00:00 и позднее, датой выезда будут считаться уже следующие сутки.

Когда должны выплачивать командировочные по закону

Продолжительность поездки зависит от распоряжения руководства. Оно обязано составить соответствующий приказ. Он оформляется в письменном виде. В приказе фиксируется:

  • цель, с которой гражданин направляется в другой субъект или страну;
  • продолжительность выполнения служебного задания;
  • иные нюансы, касающиеся особенностей выполнения поставленных задач.
Дополнительная информация

Закон позволяет корректировать срок в зависимости от возникающих обстоятельств. Если сотрудник справился с поставленной задачей раньше указанной в приказе даты, он имеет право вернуться на постоянное место выполнения трудовой деятельности. Болезнь или непредвиденная задержка в пути могут стать причиной продления сроков выполнения служебного задания. Этот факт в обязательном порядке нужно отразить документально. Для фиксации изменений издается дополнительный приказ.

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

– выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);

– оплатить проезд к месту прибытия  и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);

– оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);

– оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);

– компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.

Например, стоимость  участия в деловых мероприятиях (представительские расходы), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.

Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.

Нормативы и порядок возмещения работнику командировочных расходов как при командировках по РФ, так и за границу организация устанавливает сама в локальном нормативном акте, например в «Положении о служебных командировках».

– за каждый день командировки по России в размере 700 руб.;

– за каждый день загранкомандировки в размере  2500 руб.

Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации.

Перед отъездом работнику, как правило, выдается аванс на командировочные расходы в сумме суточных, стоимости проезда, проживания, а также других командировочных расходов.

– приблизительной стоимости проезда в командировку и обратно и расходов на проживание в командировке;

– суммы суточных за все дни командировки;

– других планируемых командировочных расходов работника.

Когда должны выплачивать командировочные по закону

– или выдать наличными из кассы организации;

– или перечислить на банковскую карточку работника.

Такой порядок выдачи аванса на командировочные расходы надо отразить в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках.

При этом организация может сама оплатить какие-то из командировочных расходов (например, билеты для проезда к месту командировки и обратно, услуги гостиницы) в безналичном порядке со своего расчетного счета. В этом случае аванс на эти цели можно не выдавать.

При расчете налога на прибыль подтвержденные документами командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета.

– командировочные расходы оплачены организацией или работником;

– по ним есть счет-фактура.

– питания, в том числе, когда  стоимость питания отдельно выделена в счете гостиницы;

– проезда, если до начала командировки или после ее окончания работник использовал отпуск в месте командировки (даты билетов и даты командировки не совпадают).

– если они оплачены за счет выданного работнику аванса – на дату утверждения авансового отчета;

– если они оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета – на дату выплаты возмещения работнику.

Проводка

Операция

Д 71 – К 50 (51)

Работнику выдан аванс на командировку

Д 26 (08, 20, 23, 44) – К 71

Учтены командировочные расходы (без НДС на ОСН, с НДС на УСН)

Неофициальное толкование правительственных источников призывает не учитывать двойную оплату командировочных дней в период расчёта средней зарплаты. Как оплачиваются командировочные — расчёт суточных Выплата суточных по большей части регулируется коллективными договорами или другими локальными актами юридических лиц.

И основным ограничением для нанимателя в вопросе установления размера таких выплат является обложение превышающих лимит сумм налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). В соответствии с этим критерием размеры ежедневного суточного вознаграждения командированным работникам в большинстве компаний не превышают:

  • 700 руб.
    — размер суточных в командировке в 2016 году по России;
  • 2 500 руб. – в загранкомандировке.

Как отмечалось ранее, специфика однодневной командировки предполагает в большинстве случаев прибытие домой в день выезда.

Предлагаем ознакомиться:  Образец приказа об изменении Правил внутреннего трудового распорядка

Внимание

Из статьи Вы узнаете: 1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные. 2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки.

Важно

Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете. Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д.

Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье. Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки.

Выплаты сдельщикам При расчете оплаты командированным сотрудникам, числящимся на сдельной оплате труда, для определения суммы выплаты учитывается среднечасовой заработок. Если нет подтверждающих документов Командировка прошла успешно, сотрудник вернулся на основное место работы. При составлении авансового отчета обнаружилось, что многие подтверждающие документы пропали. Что делать?

Нужно попробовать восстановить. Утеря подтверждающего документа Вариант замены Проездные документы Справка из аэропорта, ж/д вокзала, содержащая информацию о приобретении билета Счет на оплату гостиничного номера Справка из гостиницы Нет подтверждения срока нахождения в командировочной поездке Справка (служебная записка) организации, принимающей работника В случае невозможности документального подтверждения необходимой информации руководитель предприятия принимает решение принять расходы к учету.

Особенности оплаты служебных поездок отражены в статье 167 ТК РФ. В ней говорится, что расчет с сотрудниками производится по среднему дневному заработку. Денежные средства начисляются за каждый день отсутствия на рабочем месте. Для расчета среднедневного дохода во внимание принимается календарный год, который предшествует периоду отправки в поездку.

Если человек работает в компании меньше года, при определении среднего заработка во внимание принимается доход за отработанный период. Такая схема расчета используется даже в случае, если гражданин осуществляет трудовую деятельность в компании всего несколько суток. При определении среднедневного заработка, в учет не принимаются:

  • отпуск по уходу за ребенком;
  • пособие по нетрудоспособности;
  • выплаты за дни простоя;
  • иные денежные выплаты, которые сотрудник получал, не работая.
Дополнительная информация

Чтобы определить среднедневной заработок, уполномоченный сотрудник суммирует весь доход за период и делит его на количество дней, в течение которых гражданин выполнял трудовую деятельность. Итоговая величина умножается на срок, в течение которого человек будет находиться в командировке. Этот объем денежных средств и будет предоставлен сотруднику за поездку. Если получившаяся сумма меньше обычного дневного дохода, компания имеет право доплатить сотруднику. Факт предоставления дополнительных денежных средств фиксируется локальными актами. Если получившаяся сумма превышает обычный дневной доход, расчет командировочных выплат происходит на основании этого показателя.

Человек может быть отправлен в другой город для выполнения задания на длительный промежуток времени. Нередко период нахождения вне постоянного рабочего места выпадает на выходные дни. Закон не обязывает сотрудников осуществлять трудовую деятельность в момент положенного отдыха. Гражданин имеет право использовать выходной в соответствии со стандартным графиком.

Однако работа в выходные дни Трудовым кодексом также не возбраняется. В качестве компенсации произойдет предоставление отгула или изменение размера оплаты труда. Выплата за отработанный выходной возрастает в 2 раза. Факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха должен быть зафиксирован документально.

Внимание

Если человек вынужден работать в выходные дни, компания обязана предоставить двойную оплату за этот период.

Правило действует и во время командировки. Оно зафиксировано в статье 139 ТК РФ. Если выходной выпал на день прибытия или отправки из командировки, сотрудник также имеет право претендовать на повышенную оплату.

Выплата будет предоставлена только в том случае, если имеется документально подтвержденный факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха. Если работодатель узнает, что сотрудник будет вынужден работать во время выходного, нужно заранее отразить этот факт в приказе. Помимо основной информации, в документе должны присутствовать причины, которые привели к возникновению потребности выполнения задания в неположенное для этого время.

Дополнительная информация

Нужно учитывать, что повышенная оплата предоставляется только за фактически отработанный промежуток времени. Если гражданин отдыхал в выходной, находясь в командировке, он не имеет права претендовать на увеличение размера выплаты за поездку в командировку.

Максимальная продолжительность

Если внимательно ознакомиться с Трудовым кодексом РФ, в нем не найдется положений, касающихся максимального срока командировки. В соответствии с закрепленными нормами, период нахождения гражданина в поездке определяет работодатель. При этом компания должна соблюдать следующие требования:

  • составить письменный приказ, в котором отражается цель отправки гражданина в другой населенный пункт или страну, а также примерные сроки выполнения служебного задания;
  • иметь заключенный договор с посылаемым в поездку сотрудником. Если человек не трудоустроен официально, он имеет право отказаться от выполнения поставленной задачи.
  • основные обязанности работника не должны носить разъездной характер.
К сведению

Если требования не соблюдаются, отправить специалиста на работу в другой город или страну не получится. Нужно учитывать, что поездка не может продолжаться бесконечно. Сроком ее завершения является выполнение поручения работодателя. В иной ситуации отправка специалиста в другой населенный пункт может быть расценена, как перевод в другую компанию. Правило закреплено в статье 72.1 ТК РФ.

Как оплачивается командировка

ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом).

  • исключается из расчета налога на прибыль;
  • учитывается для налогообложения НДФЛ и страховых взносов.
Предлагаем ознакомиться:  Когда вступать в наследство после смерти родителей

Проживание Законодательно нет установленного лимита для оплаты компенсации найма жилого помещения, важным условием при этом служит экономическая выгода произведенных расходов. В Положении о командировках имеет смысл отметить разрешенную «классность» гостиничных услуг, в зависимости от штатной должности командированного сотрудника.

Командировочные = ЗП : 29,4 дн. *( М (29,4 дн. : Кдн1[31] * Котр1[21]) * Д Командировочные = ЗП[за 12 мес. 5000*12=60 000] : [29,4] дн. *( М[11 — потому что все 11 месяцев у сотрудника не было исключенных дней] 29,4 дн. : Кдн1[31] * Котр1[21] * Д[28] )= 4 893,45 р.

  • Д — количество календарных дней отпуска.
  • М — количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде;
  • Кдн1 — количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах;
  • Котр1 — количество календарных дней в «неполных» месяцах, приходящихся на отработанное время.

Оплата командировок — возмещение затрат Компенсация понесённых лицом расходов в связи с его пребыванием в командировке также регулируется локальными НПА юридического лица, но ограничивается необходимостью оплачивать НДФЛ.

Обычно командировочные сотруднику выплачиваются заранее во избежание материальных затруднений в поездке, при этом:

  • Оформляется аванс и выдается, к примеру, путем составления расходно-кассового ордера.
  • В приказе четко описывается служебное задание сотруднику, выезжающему в командировку, или указывается на наличие служебного задания как отдельного документа.

Сотрудник должен не выйти из полученного лимита денежных средств, иначе ему придётся доказать, что этот «выход» был обоснованным документально или же доплатить в кассу предприятия из собственных средств. Какие документы нужно предоставить после командировки? Документально свои расходы придется доказывать для правильности ведения бухгалтерского учета командировочных расходов.

По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.

Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы. Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку.

Направление работника в командировку по ТК РФ

Если планируется отправка сотрудника в командировку, необходимо выполнить ряд обязательных действий. Стандартная схема процедуры имеет следующий вид:

  1. Работодатель утверждает график.
  2. В соответствии с документом происходит издание приказа. В нем фиксируется срок отправки в поездку и цель осуществления действия. Дополнительно оформляется служебное задание. Итогом путешествия должно стать выполнение поставленной задачи.
  3. В указанный в приказе день работник покидает предприятие и отправляется в указанный пункт назначения. День выезда считается днем начала командировки. Предварительно гражданину выдается аванс для оплаты расходов. В табель учета рабочего времени проставляется отметка о том, что сотрудник отправлен для выполнения служебного задания.
  4. Человек осуществляет деятельность на новом месте. Когда работы завершены, происходит возвращение в компанию.
  5. Сотрудник представляет отчет о проделанной работе. В нём может содержаться информация о выполнении служебного задания или отрицательном результате путешествия. В последней ситуации потребуется указать причины.
  6. Вернувшись на основное место осуществления трудовой деятельности, гражданин обязан представить платежные документы, подтверждающие целевое расходование выделенных денежных средств.

Отказ от командировки

Трудовой кодекс позволяет некоторым категориям граждан отказаться от отправки в командировку. Работодатель по ТК РФ обязан запросить письменное подтверждение согласия на поездку у следующих сотрудников:

  • женщин, воспитывающих детей, чей возраст меньше 3 лет;
  • лиц, которые являются опекунами несовершеннолетних детей;
  • работников, которые воспитывают детей в возрасте до 5 лет без помощи супруга;
  • граждан, у которых в семье имеется ребенок-инвалид или родственник, страдающий тяжелой болезнью и нуждающийся в уходе.
ВАЖНО

Если работодатель составит приказ без получения согласия вышеперечисленных категорий граждан, это будет являться прямым нарушением норм Трудового кодекса РФ.

Нюансы

Федерального закона № 212-ФЗ):

  • на проезд до места назначения и обратно,
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
  • на провоз багажа,
  • расходы по найму жилого помещения,
  • расходы на оплату услуг связи,
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
  • сборы за выдачу (получение) виз,
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Как видите, этот перечень является закрытым.

Существует и ряд дополнительных нюансов, о которых работник и работодатель должен помнить. Нередко сотрудники считают, что их посылают в поездки слишком часто. Однако Трудовой кодекс не накладывает ограничения на количество командировок. При этом должна соблюдаться продолжительность рабочего дня и предоставляться выходные.

Иностранные сотрудники также могут быть направлены в поездку, но при условии, что у них имеется разрешение на осуществление деятельности на территории, на которой будет выполняться служебная задача. Если патент отсутствует, продолжительность поездки не может превышать больше 10 суток. Если сотрудник является высококвалифицированным, он имеет право работать без разрешения в течение 1 месяца. Для представителей творческих профессий ограничение снимается.

Оцените статью
Юридическая помощь
Добавить комментарий

Adblock detector