В кассе недостача! что делать? || Как можно отказаться от покрытия недостачи в кассе

Порядок проведения ревизии кассы

Внезапная (без предупреждения материально ответственного лица) ревизия кассы проводится в сроки, установленные руководителем организации, например не реже чем один раз в месяц или ежеквартально. Кроме того, ревизия кассы должна проводиться перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, а также при смене материально ответственного лица (кассира), обнаружении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества и возникновении чрезвычайных ситуаций (стихийного бедствия, пожара и др.). Об этом говорится в п. 37 Порядка и п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ).

Примечание. В организациях, имеющих одного кассира, при необходимости его временной замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации и при условии заключения с этим работником договора о полной материальной ответственности (п. 35 Порядка).

Ревизию кассы (как внезапную, так и плановую) проводит комиссия, назначенная приказом руководителя организации. Проверка проходит в присутствии материально ответственного лица. Только если кассир был вынужден внезапно оставить свое рабочее место либо не вышел на работу из-за болезни или по другой уважительной причине, находящиеся в кассе деньги пересчитывает другой кассир или иное должностное лицо, которому они передаются.

Такой пересчет производится в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации либо в присутствии комиссии, назначенной руководителем организации. По результатам пересчета и передачи денежных средств и иных ценностей другому материально ответственному лицу составляется акт за подписями соответствующих лиц (п. 35 Порядка).

До начала ревизии кассы от каждого материально ответственного лица, отвечающего за сохранность денежных средств, берется расписка о том, что все расходные и приходные документы на денежные средства он сдал в бухгалтерию организации и оприходовал все денежные средства, поступившие в кассу, а выбывшие — списал в расход.

Во время ревизии кассы комиссия осуществляет полный пересчет денежной наличности и проверку других ценностей, находящихся в кассе. После пересчета фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными, отраженными в кассовой книге. По результатам составляется акт ревизии наличных денежных средств, который подписывают председатель и все члены комиссии и материально ответственное лицо (п. 37 Порядка).

 ООО "Галатея"
--------------------------
предприятие, организация
АКТ
ревизии наличных денежных средств
2 августа 10
г. Москва "--" --------------- 20-- г.
в кассе ООО "Галатея"
находящихся ------------------------------------------------------
РАСПИСКА
К началу проведения ревизии все расходные и приходные документы на
денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства,
поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие
списаны в расход.
(Материально ответственное лицо) _________________________________
Бухгалтер-кассир Пименова С.И. Пименова
------------------------------------------------------------------
Должность Роспись Фамилия
2 августа 10
На основании приказа (распоряжения) от "--" -------------- 20-- г.
18-к
N ---------- произведена ревизия денежных средств по состоянию на
2 августа 10
"--" ------------- 20-- г.
При ревизии установлено следующее:
11 248 00
1) наличных денег ---------------------------- руб. --------- коп.
- -
2) почтовых марок ---------------------------- руб. --------- коп.
- -
3) ценных бумаг ------------------------------ руб. --------- коп.
- -
4) ------------------------------------------- руб. --------- коп.
Одиннадцать тысяч двести сорок
Итого фактическое наличие ------------------------------------
восемь рублей 00 коп.
------------------------------------------------------------------
(прописью)
11 748 00
По учетным данным ------------- руб. ----- коп. (Одиннадцать тысяч
двести сорок восемь рублей 00 коп.)
500 руб. 00 коп.
(Пятьсот рублей
- 00 коп.)
Результаты ревизии: излишек --------- недостача ------------------
Последние номера кассовых ордеров:
123 88
приходного N ----------, расходного N ------------
Председатель комиссии
Заместитель генерального директора Салтыков В.Р. Салтыков
------------------------------------------------------------------
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
Члены комиссии
Главный бухгалтер Антипова О.П. Антипова
------------------------------------------------------------------
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
Бухгалтер Кораблева Н.И. Кораблева
------------------------------------------------------------------
Менеджер по работе с персоналом Белявская А.Н. Белявская
------------------------------------------------------------------
Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте,
находятся на моем ответственном хранении.
Материально ответственное лицо
Бухгалтер-кассир Пименова С.И. Пименова
2 августа 10
"--" ----------- 20-- г.
недостача в размере
Объяснение причин излишков или недостач --------------------------
500 руб. 00 коп. (Пятьсот рублей 00 коп.) образовалась
------------------------------------------------------------------
в результате счетной ошибки, допущенной мною во время пересчета
------------------------------------------------------------------
большой суммы денег при ее приеме в кассу (часть денежных банкнот
------------------------------------------------------------------
были ветхими и имели различные повреждения)
------------------------------------------------------------------
Материально ответственное лицо
Бухгалтер-кассир Пименова С.И. Пименова
главному бухгалтеру
Решение руководителя предприятия ---------------------------------
Антиповой О.П. удержать сумму выявленной недостачи в размере
------------------------------------------------------------------
500 руб. 00 коп. (Пятьсот рублей 00 коп.) из заработной платы
------------------------------------------------------------------
бухгалтера-кассира Пименовой С.И. за июль 2010 г.
------------------------------------------------------------------
Генеральный директор Борисов А.В. Борисов
------------------------------------------------------------------
(подпись)
2 августа 10
"--" ----------- 20-- г.
Акт применяется для отражения результатов ревизии фактического
наличия денежных средств (наличных денег, почтовых марок и др.),
находящихся в кассе предприятия (организации).
Комиссия проверяет денежное наличие путем полного пересчета
всех денег, находящихся в кассе: лимитированные чековые книжки,
ценные бумаги и т.д. Акт составляется в 2 экз. и подписывается
ревизионной комиссией и материально ответственным лицом. Один
экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия (организации),
второй остается у материально ответственного лица.
До начала ревизии от каждого материально ответственного лица
или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств берется
расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы.
При смене материально ответственных лиц акт составляется в
3 экз. (материально ответственному лицу, сдавшему ценности,
материально ответственному лицу, принявшему ценности, и
бухгалтерии).

Рисунок 1

Предлагаем ознакомиться:  Запрет на регистрацию автомобиля в гибдд

Примечание. При смене материально ответственных лиц акт ревизии наличных денежных средств составляется в трех экземплярах: для бухгалтерии и материально ответственных лиц (лица, сдавшего ценности, и лица, их принявшего).

Акт ревизии наличных денежных средств необходимо оформлять независимо от результатов проверки (даже при отсутствии каких-либо расхождений с учетными данными). Но если комиссия выявила недостачу или излишек ценностей в кассе, то в акте следует также указать сумму недостачи (излишка) и взять с материально ответственного лица письменное объяснение причин ее (его) возникновения.

Если кассир отказывается давать какие-либо объяснения, данный факт отражается в соответствующем акте (примерная форма такого акта приведена на с. 49). Затем материалы ревизии кассы передаются на рассмотрение руководителю организации (иному уполномоченному лицу), который должен принять решение по результатам ревизии.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Утверждаю¦
¦ Генеральный директор¦
¦ ООО "Хронос"¦
¦ Гладышев ¦
¦ -------- (И.П. Гладышев)¦
¦ ¦
¦ Акт об отказе работника представить объяснения N 1 ¦
¦ ¦
¦г. Москва 26 июля 2010 г.¦
¦ ¦
¦ Комиссия в составе председателя комиссии Степанова С.Н.,¦
¦коммерческого директора, членов комиссии: Кругловой Л.А., главного¦
¦бухгалтера, и Матвейчук Н.Н., секретаря-референта, составила настоящий¦
¦акт о том, что кассир ООО "Хронос" Полянская О.Н. отказалась дать¦
¦объяснения по факту и обстоятельствам возникновения недостачи денежных¦
¦средств в кассе в размере 3500 руб. 00 коп. (Три тысячи пятьсот руб.¦
¦00 коп.). Недостача была выявлена в результате внезапной ревизии кассы,¦
¦проведенной 26 июля 2010 г. ¦
¦ Факт недостачи подтвержден актом ревизии наличных денежных средств от¦
¦26.07.2010, от подписания которого кассир Полянская О.Н. отказалась без¦
¦объяснения причин. ¦
¦ ¦
¦ С настоящим актом ознакомлена: ¦
¦ _________ (___________________) ____________________ ¦
¦ (подпись) (фамилия, инициалы) (дата ознакомления) ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦Председатель комиссии ¦
¦Коммерческий директор Степанов С.Н. Степанов ¦
¦Члены комиссии: ¦
¦Главный бухгалтер Круглова Л.А. Круглова ¦
¦Секретарь-референт Матвейчук Н.Н. Матвейчук ¦
¦ ¦
¦ От ознакомления с настоящим актом кассир Полянская О.Н. также¦
¦отказалась в присутствии комиссии. ¦
¦ ¦
¦Председатель комиссии ¦
¦Коммерческий директор Степанов С.Н. Степанов ¦
¦Члены комиссии: ¦
¦Главный бухгалтер Круглова Л.А. Круглова ¦
¦Секретарь-референт Матвейчук Н.Н. Матвейчук ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Взыскание недостачи с виновного работника

Поскольку кассир несет перед работодателем полную материальную ответственность, в случае самостоятельного обнаружения недостачи в кассе либо ее выявления в ходе ревизии он обязан возместить работодателю недостающую сумму. Если виновный работник согласен добровольно возместить работодателю сумму недостачи, он может внести ее в кассу или обратиться с заявлением об удержании этой суммы из его заработной платы.

В бесспорном порядке работодатель вправе взыскать с виновного работника лишь такую сумму недостачи, которая не превышает его среднего месячного заработка. Данный вывод следует из положений ст. 248 ТК РФ. Согласие работника при этом не обязательно.

Примечание. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы работнику (включая удержания как по распоряжению работодателя, так и по решению суда) не может превышать 20% (абз. 1 ст. 138 ТК РФ).

Приказ (распоряжение) руководителя о порядке и сроках взыскания недостачи должно быть сделано в срок не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (абз. 1 ст. 248 ТК РФ). Возможные варианты — удержание суммы недостачи из ближайшей заработной платы кассира, внесение кассиром недостачи в кассу организации в определенный срок, удержание части суммы из зарплаты с довнесением остатка долга в кассу и др.

Примечание. Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю (абз. 6 ст. 248 ТК РФ).

Работодатель и кассир, виновный в недостаче, вправе договориться о возмещении ущерба с рассрочкой платежа. Такая возможность предусмотрена в абз. 4 ст. 248 ТК РФ. В этом случае кассир представляет работодателю письменное обязательство о добровольном возмещении недостачи, в котором указывает конкретные сроки платежей.

Допустим, кассир отказывается возместить сумму недостачи. Тогда недостача взыскивается в судебном порядке. Работодатель вправе обратиться в суд с соответствующим иском в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ). Организации-работодателю придется взыскивать недостачу через суд также при следующих обстоятельствах (абз. 2 ст. 248 ТК РФ):

  • если сумма недостачи, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок;
  • если истек месячный срок, отведенный для издания распоряжения о взыскании недостачи, размер которой не превышает среднего месячного заработка виновного работника.
Предлагаем ознакомиться:  Сколько можно взять кредитов одновременно

Примечание. При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суде (абз. 3 ст. 248 ТК РФ).

Кроме того, работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника. Основание — ст. 240 ТК РФ. Так, руководитель организации вправе полностью освободить работника от обязанности возместить недостачу, если сочтет сумму недостачи незначительной (например, при недостаче не более 100 руб.).

Иногда недостача в кассе возникает не по вине кассира или другого работника организации. Причиной недостачи может быть ограбление кассы или офиса, нападение на кассира при перевозке денег из банка, пожар и др.

В подобных ситуациях, помимо обращения в органы милиции с соответствующим заявлением, необходимо провести внеплановую инвентаризацию кассы. Такое требование содержится в п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ. По результатам инвентаризации оформляется акт по форме N ИНВ-15 {amp}lt;3{amp}gt;. Форма этого акта во многом совпадает с формой акта ревизии наличных денежных средств.

Примечание. Проведение инвентаризации обязательно при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ).

В акте инвентаризации указывают фактический остаток денежных средств, обнаруженный в кассе, и остаток по учетным данным, определяют сумму недостачи и приводят причины (обстоятельства) возникновения недостачи.

Отражение недостачи в налоговом и бухгалтерском учете

Недостача возникла по вине кассира. В этом случае сумма выявленной недостачи не является расходом организации ни в налоговом, ни в бухгалтерском учете. Она подлежит взысканию с виновного работника по распоряжению руководителя организации или через суд.

По мнению автора, сумма недостачи, возмещенная кассиром организации-работодателю, при налогообложении прибыли не учитывается. Эту сумму не следует включать во внереализационные доходы, например, на основании п. 3 ст. 250 НК РФ. Дело в том, что при возникновении в кассе недостачи и ее последующем возмещении виновным сотрудником у организации не возникает дохода.

Напомним, что согласно ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, которую можно оценить. Очевидно, что если кассир, виновный в недостаче, возмещает работодателю недостающую в кассе сумму, то у последнего не возникает экономической выгоды и, значит, не образуется дохода, подлежащего налогообложению.

Примечание. Доходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств, а также сумм возмещения убытков или ущерба признаются внереализационными доходами налогоплательщика (п. 3 ст. 250 НК РФ).

Если работник отказался возмещать недостачу и организация вынуждена взыскивать ее в судебном порядке, понесенные при этом судебные издержки и сумму уплаченной государственной пошлины она вправе включить во внереализационные расходы на основании пп. 10 п. 1 ст. 265 НК РФ.

В бухгалтерском учете организации сумма недостачи, возмещенная работником, отражается в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99). Указанные поступления учитываются в том отчетном периоде, в котором они признаны должником или судом вынесено решение об их взыскании (п. 16 ПБУ 9/99). Если кассир возмещает сумму недостачи в добровольном порядке (вносит в кассу единовременно всю сумму или по частям или недостача удерживается из его зарплаты), в бухучете организация включает эту сумму в прочие доходы в день, когда работник был ознакомлен под роспись с приказом руководителя о взыскании с него недостачи. Считается, что работник, подписавший указанный приказ и не представивший никаких возражений, фактически признал свой долг.

Пример 1. В июле 2010 г. О.А. Тихомирова, бухгалтер-кассир ООО «Стайлинг», самостоятельно обнаружила недостачу в кассе в размере 1000 руб. и сообщила об этом главному бухгалтеру. В день выявления недостачи в организации была проведена ревизия кассы. Факт недостачи зафиксирован в акте ревизии наличных денежных средств, с бухгалтера-кассира взяты письменные объяснения.

В налоговом учете ООО «Стайлинг» сумма выявленной и возмещенной бухгалтером-кассиром недостачи не отражается.

Дебет 94 Кредит 50

  • 1000 руб. — выявлена недостача в кассе;

Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94

  • 1000 руб. — отнесена на виновное лицо сумма выявленной недостачи;

Дебет 70 Кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

  • 1000 руб. — удержана из заработной платы кассира сумма недостачи.

Организация решила не взыскивать недостачу с кассира. Как уже отмечалось, исходя из конкретных обстоятельств (размера заработной платы, материального и семейного положения работника, размера причиненного ущерба, степени вины и т.п.) работодатель может полностью или частично отказаться от взыскания недостачи с виновного работника (ст. 240 ТК РФ).

Предлагаем ознакомиться:  Какие документы необходимы для развода через суд

Сумма недостачи, соответствующая прощенному долгу работника, не может быть признана при расчете налога на прибыль. Ведь расходы на покрытие ущерба, которые организация имела возможность взыскать с виновного лица, но не стала взыскивать, не являются экономически обоснованными и не направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 и п. 49 ст. 270 НК РФ).

Примечание. В целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Допустим, по решению руководителя организации кассир возмещает только часть недостачи (например, 50 или 75%), а от взыскания оставшейся суммы долга работодатель отказывается. По мнению автора, в этом случае ни сумма, возмещаемая кассиром, ни оставшаяся невозмещенной часть недостачи в целях налогообложения не учитываются. Ведь в отношении обеих сумм у организации не возникает экономической выгоды и, следовательно, не образуется налогооблагаемый доход (ст. 41 НК РФ).

В бухгалтерском учете сумма недостачи, которую организация отказалась взыскивать с работника, включается в прочие расходы на основании п. 11 ПБУ 10/99. При возмещении кассиром только части долга сумма, внесенная в кассу или удержанная из его зарплаты, отражается в составе прочих доходов, а прощенная сумма — в составе прочих расходов организации (п.

Пример 2. Воспользуемся условием примера 1. Допустим, генеральный директор ООО «Стайлинг» издал приказ о взыскании с бухгалтера-кассира только 75% от суммы недостачи, то есть 750 руб. (1000 руб. x 75%). Эту сумму О.А. Тихомирова внесла наличными в кассу организации 15 июля 2010 г.

Взысканная с работницы сумма недостачи, а также сумма, от взыскания которой компания отказалась, при исчислении налога на прибыль ООО «Стайлинг» не учитываются.

Дебет 94 Кредит 50

  • 750 руб. — отнесена на виновное лицо часть суммы недостачи, подлежащая взысканию с работника;

Дебет 50 Кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

  • 750 руб. — внесена в кассу сумма недостачи;

Дебет 91-2 Кредит 94

  • 250 руб. (1000 руб. — 750 руб.) — признана в составе прочих расходов часть суммы недостачи, не подлежащая взысканию с работника.

Кассир не виновен в недостаче. Если причиной недостачи в кассе является кража или хищение денег неустановленными лицами, то в налоговом учете убытки организации от такого хищения приравниваются к внереализационным расходам. При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. Основание — пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ.

Примечание. Потерпевший вправе получать копии постановлений о возбуждении уголовного дела, признании его потерпевшим или об отказе в этом, о прекращении уголовного дела, приостановлении производства по уголовному делу (п. 13 ч. 2 ст. 42 УПК РФ).

Органы государственной власти, уполномоченные в зависимости от вида совершенного преступления производить предварительное расследование, перечислены в ст. 151 УПК РФ. Предварительное следствие по уголовным делам о хищениях имущества проводится следователями органов внутренних дел РФ (п. 3 ч. 2 ст. 151 УПК РФ).

Следовательно, для того, чтобы организация смогла признать в целях налогообложения сумму убытка от хищения денежных средств, у нее должны быть копия постановления о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого, либо копия постановления об отказе в возбуждении уголовного дела.

В кассе недостача! что делать? || Как можно отказаться от покрытия недостачи в кассе

При наличии копии любого из указанных документов организация включает суммы убытков от хищений во внереализационные расходы того отчетного (налогового) периода, в котором вынесено данное постановление. Аналогичные разъяснения содержатся в Письмах Минфина России от 27.12.2007 N 03-03-06/1/894 и от 08.06.2009 N 03-03-05/103.

Примечание. Приостановление предварительного следствия по уголовному делу в случаях, когда подозреваемый или обвиняемый установлен, не может являться основанием для включения стоимости похищенного имущества во внереализационные расходы.

В бухгалтерском учете сумма недостачи в кассе, виновные в возникновении которой не установлены, списывается на финансовые результаты организации. Это указано в п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Пример 3. В результате проникновения неустановленных лиц в ночь с 25 на 26 апреля 2010 г. в офис ООО «Гросс-инвест» из кассы организации были похищены денежные средства в сумме 590 152 руб. Компания обратилась в органы внутренних дел с заявлением о хищении. Однако в результате предварительного следствия лица, виновные в совершении данного преступления, не были установлены.

Оцените статью
Юридическая помощь
Adblock detector