Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Наложение командировки на командировку

Назначение служебной командировки

Под этим широко распространённым понятием подразумевается деловая поездка сотрудников, которые входят в состав штата, с целью выполнить рабочее поручение вышестоящих лиц. Местом выполнения задания будет являться подразделение предприятия. Основанием является договор или приём на службу. К разряду командировок относятся также поездки из головного офиса в филиалы.

Сотрудники многих специальностей постоянно пребывают в пути. Им потребуется возместить затраты на поездку и аренду жилья. При составлении коллективного трудового договора с сотрудниками руководству потребуется чётко описать все составляющие и нюансы, связанные с работой разъездного характера.

  • Суточные в пределах Казахстана – 6 МРП в сутки
  • Суточные за пределами Казахстана – 8 МРП в сутки
  • Расходы на проезд к месту командировки(при наличии билетов и фискальных чеков0
  • Расходы на проживание (при наличии документов и фискальных чеков)
  • Расходы на бронь, расходы на визу.

Вышеперечисленные документы прикрепляются к авансовому отчету, длительность командировки не может превышать 40 дней.

Минимальный срок поездки не определён законодательно и может составлять всего 1 день. Длительность командировки, как правило, устанавливается руководством предприятия. При этом учитываются объём, сложность и другие характеристики поручения, которое выдаётся работнику.

Днём отъезда считается дата отправки транспортных средств. При отправке транспорта в 24:00 за основу берётся прошедший день. Если это произошло позже, то день отправки приходится на следующие сутки.

К моменту отправки служащего в поездку потребуется оформление документов:

  • служебного задания по форме
  • приказа о командировке
  • удостоверения командированного сотрудника.
  • ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
  • Подразделение в составе структуры.
  • Место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
  • Длительность.
  • Временной интервал (с датами).
  • Название организации, оплачивающей командировочные.
  • Основание для командировки.

Документация обязательно подписывается главным руководством предприятия и непосредственным начальником. Подготавливается приказ о том, что сотруднику предстоит совершить поездку по службе.

Когда задание будет полностью выполнено, сотрудником в обязательном порядке заполняется «Краткий отчёт». После этого его передают на утверждение руководству. Служебные задания принадлежат к разряду документации строгой отчётности, хранятся до 5 лет; она наравне с авансовыми отчётами и удостоверением, подтверждающим окончание командировки, передаётся для расчёта оплаты в бухгалтерию.

служебная командировка

Далее составляется документ в форме приказа, отражающего процесс отправки в командировку отдельных сотрудников.

Содержание приказа

  • ФИО сотрудника.
  • Должность.
  • Отдел, в котором он трудится.
  • Место, цель, время поездки.

В тексте приказа устанавливается источник расчёта, покрывающий затраты сотрудника. Чаще всего это предприятие, которое является местом работы или назначения. Подписанием приказа занимается директор организации. Документ предоставляется командированному сотруднику также на подпись. Подобно служебному заданию, хранение приказа в архиве организации составляет не менее 5 лет.

Находящемуся в командировке сотруднику удостоверение служит главным документом, предназначенным для бухгалтерского отдела, который производит начисление суточных с дальнейшей их оплатой.

Выбрав специальный раздел в документе, работник делает пометки о том, что он убыл или прибыл в пункт назначения. На любых отметках ставится печать организации, в рамках которой выполнялось поручение.

Оформлять удостоверение не потребуется:

  • заграничным представительствам фирмы;
  • организациям по отправке работников в заграничные командировки. Въезд и выезд из страны зафиксируется в паспорте.
Предлагаем ознакомиться:  Образец заявления в арбитражный суд о принятии обеспечительных мер

Наложение командировки на командировку

Если командировка длится непродолжительное время, а сотрудник возвращается на рабочий пост в рамках того же дня, удостоверение можно не использовать.

Подобно остальным документам, удостоверения, связанные с командировками, должны сохраняться 5 лет. Для их регистрации заводится специальный журнал. Документы сотрудников, командированных из других предприятий, регистрируются в отдельном журнале.

Таким образом, командировка сотрудников — ответственный процесс, требующий должного подхода во всех отношениях.

Особенности:

  • к командировочнымне относятся чеки за проезд в метро, такси, автобусе,питание в кафе,потери на обмене валют, комиссии банкоматов и прочее.
  • Суточные по решению налогоплательщика могут быть и 10 и 100 МРП, но вес расходы больше 6 МРП (по Казахстану)или 8 МРП (за пределами Казахстана) или больше 40 дней относятся на доход сотрудника и облагаются всеми зарплатными налогами.
  • даже если человек вернулся с командировки и в тот же день вышел на работу,это считается днем командировки ,поэтому выплачиваются суточные.
  • во время командировки начисляется заработная плата
  • Если командировка больше 40 дней, то оформляется работа вахтовым методом.
  • Нет фискальных чеков на билеты, или проживание, то документы по командировке нужно аннулировать. 

Проголосовать

Для оформления командировки надо:

  1. приказ;
  2. задание;
  3. отчет по командировке;
  4. авансовый отчет.

Приказ – распоряжение директора о направлении сотрудника в командировку. В приказе надо указать:

  1. ФИО командируемого работника, его должность (профессию);
  2. наименование структурного подразделения, в котором трудится работник (при его наличии);
  3. место командировки;
  4. срок поездки;
  5. цель поездки.

Приказ должен быть утвержден директором.В примере ниже указаны места, где нужна подпись.

Задание на командировку (по Беларуси не обязательно) должно описывать цель командировки, т.е. конкретные задачи, которые ставит директор перед сотрудником.

Наложение командировки на командировку

Отчет о командировке составляет сотрудник. Отчет обязателен при командировке за границу. Если командировка по Беларуси, то отчет не обязателен, но директор вправе его запросить. В отчете сотрудник описывает результаты командировки, например: проведены переговоры, заключен контракт, поучаствовал в семинаре и т.д.

Авансовый отчет – отчет о деньгах, потраченных в командировке. Отчет не имеет установленной формы. Как правило, разрабатывается в организации самостоятельно. Его делает сотрудник. 

Крайний срок предоставления отчета:

  1. 3 рабочих дня со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия), если деньги на командировку выдавались наличными;
  2. 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия), если деньги переводились на дебетовую карточку или часть выдавалась наличными, а часть переводилась на дебетовую карточку .

К авансовому отчету нужно приложить:

  1. оригиналы проездных документов, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
  2. оригиналы документов, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы.

Важно: документы по командировке надо передать в бухгалтерию не позднее 5 числа месяца, следующего за месяцем, в котором была командировка.

Все документы по командировке можем подготовить и мы. Это дополнительная услуга. Стоимость зависит от сложности команидировки. 

Командировки оформляют в соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749). С 8 января учреждениям не надо выдавать работникам командировочные удостоверения при служебных поездках. Вместо них период командировки подтверждают билеты или служебная записка.

Командировку оформляют приказом руководителя. Этот документ остался обязательным. В то же время перечень первичных документов с 2013 года не унифицирован (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Исключение составляют формы, установленные для учреждений госсектора приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Предлагаем ознакомиться:  Сгорают ли долги по алиментам

Приказ о командировке там не упоминается, поэтому его можно составить по типовой форме № Т-9 либо в свободной форме, заранее утвердив ее в учетной политике. В приказе надо указать, кого учреждение направляет в командировку (Ф. И. О. специалиста, его должность), даты начала и окончания служебной поездки, ее срок, место командирования (страна, город, организация) и т. п.

Раньше цель поездки надо было указывать в служебном задании. То есть из задания и отчета было видно, для чего сотрудник направлен в служебную поездку и какую работу он проделал там по факту. Но с 8 января служебное задание и отчет о его выполнении исключили из перечня документов для оформления командировки. Поэтому стало не ясно, надо ли теперь подтверждать деловой характер поездки. И если да, то как.

Командировочные расходы можно учесть при расчете налога на прибыль, только если они экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Поэтому цель поездки важна для подтверждения делового характера командировки. А значит, безопаснее, чтобы у образовательной организации и сейчас имелось документальное подтверждение того, что сотрудник ездил по делам работодателя, а не по своим личным.

Наложение командировки на командировку

Учреждение само решает, какими бумагами подтвердить деловой характер служебной поездки. Наиболее удобный способ – прописать задание, которое должен выполнить сотрудник, в приказе о командировке. Например, формулировка может быть такой: проведение переговоров с потенциальными покупателями, закупка товаров и т. д.

По возвращении из командировки работник должен представить авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы (на проезд, наем жилья, суточные, иные затраты, произведенные им с разрешения или ведома работодателя).

Работники учреждения составляют авансовый отчет по форме 0504049.

Авансовый отчет сотрудник сдает в бухгалтерию. А вот отчет о проделанной работе по итогам поездки оформлять теперь не обязательно. Учреждение само решает, каким образом работник должен доказать, что поездка прошла не зря. Так, если целью поездки было заключение договора, то достаточно представить этот документ, подписанный двумя сторонами.

Если специалиста отправляли в командировку для повышения квалификации, то расходы подтвердит сертификат, удостоверение или иной документ о прохождении обучения. Но в любом случае, даже если цели поездки не достигнуты (например, не заключен договор, не приобретены товары), расходы на проезд, проживание и суточные надо возместить (письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1024-6).

Какие расходы возмещает организация работнику при командировке?

Суточные – это личные расходы сотрудника в месте командирования. Рассчитываются исходя из установленных норм для государства командирования. При однодневной командировке – 50% от нормы.

Автомобильный транспорт

Документ на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета.

Авиа

Маршрут-квитанция на бумажном носителе, посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона), который подтверждает, что пассажир воспользовался билетом.

ЖД

Бланк заказа на бумажном носителе, распечатанного при оформлении электронного билета с электронной регистрацией на сайте Белорусской железной дороги.

Важно: если посадочного талона или электронного билета при перелете нет, надо заказать в компании-перевозчике справку, подтверждающую факт поездки. Справку может заказать только сотрудник, который летал.

Расходы на проживание возмещаются по нормам, которые установленым в государстве, куда отправляют сотрудника. Возместить сотруднику затраты сверх норм организация может только по письменному приказу директора.

Наложение командировки на командировку

При этом нужно, чтобы:

  1. командировка была многодневная;
  2. у сотрудника остались оригиналы документов о расходах на проживание.

При найме жилья у ИП следует учитывать, что, если работник проживал один в двухкомнатной или трехкомнатной квартире, то ему можно возместить соответственно 1/2 или 1/3 часть его расходов.

Документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения делятся на 2 вида:

  1. документы, подтверждающие приобритение услуг;
  2. документы, подтверждающие оплату услуг.
Предлагаем ознакомиться:  Как обратиться в фас с жалобой

К документам, подтверждающим приобретение услуг, относятся:

  1. счет (квитанция), при проживании в гостинице;
  2. договор найма жилого помещения, при проживании в квартире у ИП.

Квитанция (счет) должны содержать (если документ на иностранном языке, должен быть подстрочный перевод):

  1. наименование организации, оказывающей услуги по проживанию;
  2. ФИО командированного сотрудника;
  3. сведения о предоставляемом номере;
  4. срок проживания в гостинице;
  5. цену номера.

К документам, подтверждающим оплату услуг, относятся:

  1. кассовый чек или квитанция о приеме наличных денежных средств при оплате наличными деньгами;
  2. кассовый чек и карт-чек либо банковская выписка по счету, к которому выдана дебетовая карта, при оплате картой;
  3. карт-чек либо банковская выписка по счету, к которому выдана дебетовая карта, при оплате через интернет-банкинг.

Иные расходы. Помимо суточных, расходов на проезд и проживание, организация может возместить сотруднику и иные расходы:

  1. оплата проезда по платным дорогам;
  2. оплата стоянок автотранспорта;
  3. оплата услуг связи;
  4. оплата завтрака, предоставленного гостиницей;
  5. оплата провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза.

Указанные расходы возмещаются только в случае, если директор в курсе и дал согласие. Для подстраховки можно взять у директора письменное разрешение. Его можно получить как до начала командировки, так и после возвращения. Основанием для возмещения иных расходов являются оригиналы подтверждающих документов (чеков, счетов, квитанций и т.п.).

Совмещение командировки с отпуском

Работник может остаться в месте командирования на несколько дней или на время отпуска. В таком случае продолжительность поездки не получится определить только на основании приказа о командировке. Билеты тоже дадут неверную информацию, так как в одном из них будет указана дата, не совпадающая со сроками командировки. Поэтому, помимо приказа о командировке и билетов, для списания расходов необходимы еще и другие документы.

О том, как оформить командировку по новым правилам в той или иной ситуации, читайте в интервью с чиновником в № 2, 2015.

Во-первых, это приказ на отпуск. Он подтвердит, сколько времени сотрудник находился в том месте, в которое был командирован, по делам, а сколько – в связи с отпуском.

Во-вторых, задержка или более ранний приезд должны быть согласованы с руководством учреждения. Разрешение руководителя подтвердит целесообразность транспортных расходов. Оформить его можно в виде отдельного приказа. Либо руководитель может поставить разрешающую визу на заявлении работника о том, что он хочет провести отпуск в месте командирования. В данном случае расходы на поездку «с отсрочкой» разрешено списать.

Чиновники тоже не против таких расходов (письмо Минфина России от 30 апреля 2015 г. № 03-03-06/1/25283).

Командировка в выходные

За все дни командировки сотруднику положен средний заработок (п. 9 Положения № 749). Но если командировка совпала с выходным, этот день оплачивают исходя из оклада. Причем у работника есть право выбора: получить двойную зарплату или взять дополнительный выходной (ст. 153 Трудового кодекса РФ, письмо Минтруда России от 25 декабря 2013 г. № 14-2-337).

Расходы на командировки в выходные дни можно списать. С этим согласны и налоговики (письмо ФНС России от 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564@). Оплату за выходные учитывают в расходах на основании пункта 3 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Но при одном условии: правилами внутреннего распорядка, утвержденными руководителем образовательной организации, должен быть предусмотрен режим работы в выходные и праздничные дни.

Оцените статью
Юридическая помощь
Добавить комментарий

Adblock detector