Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Как поставить номер исходящего письма

Нумерация исходящих писем и приказов

В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо? В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие. Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.

30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным.

Важно

При осуществлении наличных расчетов ИП на УСН должны выдавать покупателям кассовые чеки. В этом их отличие от ИП на ЕНВД, которые могут обойтись товарными чеками.

При работе с юрлицами ИП необходимо выставлять счета на оплату. Счета-фактуры на УСН не выставляются, т.к. предприниматель на упрощенке не является плательщиком НДС. 7 Еще одна группа документов, которую необходимо вести ИП, связана с кадровым учетом при привлечении наемных сотрудников.

Внимание

Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536). То есть регистрировать нужно не только традиционные бумажные регистрация документы, но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи. Нужно ли повторно регистрировать документ, если он передается в другое структурное подразделение? Нет, не нужно.

Один документ регистрируется только один раз, даже если он передается в структурные подразделения фирмы и сведения о нем необходимы нескольким исполнителям. Ведь однократно зарегистрированный документ легче найти и проследить, как он выполняется. Если сведения о документе необходимы другим структурным подразделениям, то можно скопировать страницу регистрационного журнала или регистрационную карточку с информацией о документе и передать копию в структурное подразделение.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <1. <1 Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Важно

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления. Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа.

Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — наименование организации; — очередной порядковый номер; — дату поступления. В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Инфо
В этой части для ИП не предусмотрено никаких послаблений по сравнению с компаниями. В перечень кадровых документов, которые могут заинтересовать проверяющие органы, входят трудовые договора, штатное расписание (по форме №Т-3), приказы о приеме на работу (увольнении), положения о премировании, коммерческой тайне, работе с личными данными сотрудников.
Важно
Обратите внимание Первичные документы, которые необходимы для целей налогового учета, должны храниться четыре года. Сервер исходящих электронных сообщений – это возможность реализации множества функций уведомления по электронной почте.

Благодаря этому, пользователи всегда будут в курсе изменения тех или иных сайтов. А для администраторов это возможность предупреждать владельцев сайтов автоматическими уведомлениями о возникших проблемах администрирования.

Такими возможностями и функциями обладает SharePoint Server 2010.

Важно

Если к исходящему документу имеются приложения, перечислите их после основного текста, например: «Приложение на 3 л. в 1 экз.». В самом низу последней страницы текста должен быть указан составитель документа. Как правило, автор письма печатает свою фамилию, инициалы и рабочий телефон мельче основного шрифта.

Внимание

Согласуйте письмо с должностными лицами, принимающими в вашей организации решения по какому-либо направлению. Например, документы, предполагающие расход денежных средств, визирует бухгалтер, а ответы на запрос налоговой инспекции – юрист. Сотрудники организации, одобряющие письмо, ставят личные подписи с расшифровкой на втором экземпляре в конце текста, ниже места для визы руководителя.

После получения необходимых согласований исходящий документ подписывает руководитель организации. 8 Передайте делопроизводителю согласованный и подписанный документ.

Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию. 1. Наш отдел фиксирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч. внутренних – служебных, докладных записок.

Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать? 2.

В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках.

Внимание

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала. Nп/п N и датаисходящегодокумента Комуадресовандокумент Краткоесодержание Кемподписан Отметка обисполнении N дела,куда подшитдокумент …

… … … … … … 12

При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.

У нас есть папка «на подпись» туда складывают на подпись без регистрации, потом подписанное регистрируется и отправляется, не подписанное, отдаётся на доработку. Исполнители сами приходят за своими письмами и дорабатывают.Как узнать чьё письмо? Внизу обязали писать исполнителя, как положено )))Никаких проблем, что является проектом, это всего лишь проект, пока не подписано, отвечает исполнитель, наше дело напомнить, если есть сроки.

Как-то так. — Спасибо за ответ:)Вообще так и надо делать по всем правилам, т.к. дата письма ставится на момент отправления его адресатуА проекты этих писем где-то сохраняются? Можно ли их найти в короткие сроки спустя какое-то время? Или эти проекты сохраняются у исполнителей? А подписанные письма вы оставляете себе после отправки по факсу?Наше руководство хочет, чтобы все проекты писем лежали в одном месте, чтобы иметь доступ к ним с любого компьютера в офисе.

Инфо

Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) 3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов […] <* К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма*, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

[…] Прохождение (в т.ч.

Как правильно нумеровать исходящие письма

Внимание

Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу.

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок.

Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы: В регистрационной карточке эти же данные могут быть расположены так: Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148×210) или А6 (105×148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе. При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить.

Предлагаем ознакомиться:  Образец письма ходатальствования в налоговую

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно.

Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы. Регистрация исходящих и внутренних документов Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными.

Указываются:

  • название подразделения, подготовившего документ,
  • исходящий номер документа;
  • дата документа;
  • адресат, т.е.

Инфо

Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов). В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»).

Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству. Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Следовательно, регистрация преследует три цели:

  • учет документов;
  • контроль за их исполнением;
  • справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости.

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Существуют три формы регистрации документов:

  • журнальная;
  • карточная;
  • автоматизированная.

Журнальная форма Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д.

Полезный совет Используйте лицензионную версию DLE.Перед установкой шаблона на сайт, проверье его на ссылки и работоспособность.Не давайте пароли от админ панели другим лицам.Каждое действие записывайте на блокноте, чтобы не запутаться и в случае необходимости вернуться к прежнему состоянию. Правильное оформление документов является составляющей частью правильного делопроизводства.

Тогда надо будет после подписания письма как-то делать привязку отправленного письма к проекту ((( Ну можно в проекте где-то ставить пометку «отправлено и № исходящего», чтоб потом можно было найти, сопоставить.Соответственно и в исходящих тоже должна быть отдельная графа со ссылкой на номер писма — проекта.

как то всё сложно получается, даже не знаю, нужно ли?Ведь к проекту № письма не присвоишь, поскольку не известно пройдёт или нет… Головоломка, однако. ))) — Регистрируются только полностью оформленные и подписанные письма. причем не в ДЕНЬ отправки (она может быть 1 раз в неделю), а в день подписания письма руководством, либо на следующий день, если подписание было после 16:00.

Подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов ? тэги: исходящие, номер, нумерация, письмо, приказ категория: бизнес и финансы У вас должен быть журнал входящей и исходящей корреспонденции. На каждом предприятии система своя. Если делопроизводство ведётся по различным отделениям, то, помимо конечного исходящего в номере присутствует кодировка отделения и их исходящий номер.

Это делается для удобства при большом количестве подразделений, где по коду легко будет найти, кто создавал документ и под каким номером он ушел из отдела (у них тоже документ регистрируется в своём журнале). В зависимости, как принято у вас, так и продолжайте. Если надо, то — с самого первого номера.

Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов. Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.

Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку. Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх.

№ 25-03/198, где: исх.Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п.

производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрация документов означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы. Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

  • обеспечивать учет документов и контроль их исполнения;
  • облегчать поиск документов, создавать организационно-поисковые системы;
  • обеспечивать сохранность документов.

Многие виды документов, создаваемых в фирме, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя фирмы начинает действовать с момента регистрации, а письмо получает официальный характер только после присвоения исходящего регистрационного номера. Справка, выданная сотруднику, будет недействительна, если ей не присвоен регистрационный индекс.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания (п.Отправляемая по почте документация упаковывается с указанием адресатов (получателя и отправителя) и направляется в местное отделение связи. Важно помнить. Сотрудники службы ДОУ перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы, направленные разными подразделениями в один адрес могут вкладываться в одну упаковку. Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более 4-х), передаются в службу ДОУ со списком на рассылку, составляемым исполнителем. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

  • документы, не требующие исполнения и ответа;
  • малоценную переписку по хозяйственным, административным, кадровым вопросам;
  • письма с пометкой ллично».

Нумерация писем в делопроизводстве с нового года

Регистрация документов Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки). Регистрация документов Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки).

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно «Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО В компанию поступает достаточно много входящих — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Предлагаем ознакомиться:  Судебный приказ о взыскании алиментов

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

Внимание

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами.

Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще? Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно.

При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например: № 26-р – в распоряжениях; № 26-лс – в приказах по личному составу; № 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Регистрировать входящие и исходящие письма можно:

  1. В обычном, бумажном журнале. Несмотря на то, что этот традиционный способ имеет свои недостатки, в частности, более долгий процесс нахождения информации о том или ином письме, во многих, даже очень крупных компаниях, ему до сих пор доверяют больше.

    В бумажном виде журнал регистрации корреспонденции представляет собой книгу А4, изготовленную типографским способом, с соответствующими графами. Еще один плюс такого журнала заключается в том, что при отсутствии на месте делопроизводителя, другим сотрудникам будет проще найти сведения о документе, нежели искать эту информацию в чужом компьютере.

  2. В электронном журнале в формате doc, docx, xls.

Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию. 1. Наш отдел фиксирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч. внутренних – служебных, докладных записок. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации.

Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать? 2. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках.

Наиболее распространенный пример разделения: На бланке письма, бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков). Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер), а также допускается дополнять буквенными обозначениями по исполнителю (например, 11-05/1235АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту и др.

Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа. Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же.С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1.

Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами. При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании.

Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).Важно соблюдать следующее требование – регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать.

Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы.Отправляемая по почте документация упаковывается с указанием адресатов (получателя и отправителя) и направляется в местное отделение связи. Важно помнить. Сотрудники службы ДОУ перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы, направленные разными подразделениями в один адрес могут вкладываться в одну упаковку. Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более 4-х), передаются в службу ДОУ со списком на рассылку, составляемым исполнителем. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Как написать сопроводительное письмо к договору — сопроводительное письмо к … 16.02.2012 Шаг — 3В верхнем левом углу напечатайте должность, инициалы и фамилию человека, которому предназначен документ, адрес организации или частного лица. Порядок указания сведений должен быть именно таким, например:«Генеральному директору ООО «Волна»И.И.

Он должен быть коротким, четко отражающим содержание текста. Например: «О проведении плановой проверки санитарного состояния здания» или «О предоставлении сведений о домах, нуждающихся в капитальном ремонте». Далее, переходим к следующему шагу рекомендации . Шаг — 5Начните основной текст с обращения к адресату и указания повода, по которому ему направляется данное письмо.

Если директор уполномоивает начальника подразделения вести от своего имени не контрактную переписку (например, обычная переписка по снабжению), необходимо ли иметь секретарю оригинал письма с подписью исполнителя и начальника данного отдела, либо можно подобные письма хранить только в подразделении-авторе письма?

— Документы, издаваемые подразделениями, находятся на оперативном хранении до сдачи в архив. В секретариате хранятся документы, прошедшие регистрацию ( журнал исходящих). В некоторых случаях возможно текущее хранение документов подразделения(в копиях), если они затрагивают стратегические вопросы организации.Т.е.

у Вас хранятся документы за подписью генерального директора или замов. Все документы подразделений, особенно касаемые переписки по договору/контракту, находятся в подразделении.Если компания небольшая, то хранение всей документации осуществляется секретарем.

Тогда необходмио разделить исходящие документы либо по компаниям-адресатам-клиентам, либо вести сплошную регистрацию. Если информация исходит вовне, она должна быть зарегистрирована, т.е.

иметь дату создания и индивидуальный номер. — Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как лучше поступить-в журнале регистрации исходящей корреспонденции были пропущены 15 номеров в феврале месяце. Как правильно оформить этот пропуск и каким документом это регламентируется? Заранее всем спасибо за ответы.

Популярные статьи

Если происходит использование MX-записи почтовых служб, то пусть остается выбранным пункт «Использовать DNS для маршрутизации в этот домен», в другом случае необходимо нажать на пункт «Переадресовывать всю почту на промежуточный домен». 6 Настройте параметры авторизации на целевом SMTP-сервере. В свойствах удаленного домена выберите «Безопасность исходящих подключений» и нажмите нужный тип авторизации.

7 Настройте параметры исходящей почты SharePoint. В центре администрирования выберете сервер SharePoint. 8 Для обеспечения безопасности настройте параметры доступа к SMTP серверу на SharePoint. В контекстном меню экземпляра SMTP-сервера нажмите «Свойства». Затем выберите на вкладке «Доступ» кнопку «Подключение».

Кнопкой «Добавить» в пункте «Только компьютеры из списка ниже» укажите сам сервер SharePoint, чтобы была возможность отправки исходящих сообщений.

Как присвоить регистрационный номер исходящей корреспонденции

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

Предлагаем ознакомиться:  Доверенность на получение почты. Как составить доверенность на получение почты

Внимание

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна. В заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству.

Обратите внимание на наличие приложений к письму. 10 Зафиксируйте сведения о документе в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Если ваша организация перешла на электронный документооборот, действуйте в соответствии с инструкцией по ведению базы данных.

Для традиционного бумажного журнала регистрации строгих правил оформления нет. Однако на практике чаще всего используется таблица со следующими графами:- дата;- номер исходящего документа;- адресат;- краткое содержание (заголовок);- составитель документа;- примечание.

Вх. N │ └──────────────────────────────────────┘ Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов.

Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму. Вх. N Датапоступления От когополучен Краткоесодержание Резолюция Кому направлен Распискавполучении …

… … … … … Вх-29 16.01.2012 ОАО»БизнесПортал»г. Москва Предложениепо арендескладскихпомещений Подготовитьпроектдоговора О. Е.

Все предприниматели, которые имеют дело с наличными, обязаны вести кассовую книгу, выписывать приходные и расходные ордера и соблюдать кассовую дисциплину. При этом не учитывается сфера деятельности и система налогообложения (УСН-6% или УСН-15%).

Кассовая книга имеет унифицированную форму КО-4. В нее вносятся все сведения о наличных поступлениях, расходных операциях, корреспондентских счетах, получателях платежа или лицах, которые внесли деньги в кассу. Если книга ведется в электронном варианте, каждый вечер ее необходимо распечатывать.

В конце года она брошюруется. 4 При учете документов и кассовых операций ИП используют приходные (по форме КО-1) и расходные кассовые ордера (по форме КО-2). Последние применяют при всех исходящих операциях — выдаче зарплаты, выплате поставщикам, сдаче наличности и пр.

Важно

Вх. N │ └──────────────────────────────────────┘ Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов.

… … … … … Вх-29 16.01.2012 ОАО»БизнесПортал»г. Москва Предложениепо арендескладскихпомещений Подготовитьпроектдоговора О. Е.

Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы: В регистрационной карточке эти же данные могут быть расположены так: Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148×210) или А6 (105×148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе. При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить.

При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта (см. Пример). Фрагмент журнала регистрации входящих документов № п/п Дата поступления Наименование корреспондента Индекс и дата документа Краткое содержание Резолюция Прим.

Вот и получается что там идет своя обычная порядковая нумерация, а нам нужно ставить нумерацию согласно своего журнала. — Проекты этих писем у нас хранят исполнители. Подписанные письма, если отправляем по факсу и не требуется отправлять оригинал, подшиваются в папку. Если оригинал нужно продублировать, отправить по почте, делается копия и копия подшивается в папку с пометкой, что направлено по почте, число, если заказным — бланк и соответственно отчёт факса, что он прошёл, тоже прикрепляется к письму.

Советы Эксперта — Юрисконсульта Фото по теме Исходящей документацией называются официальные письма, которые организация направляет сторонним адресатам (поставщикам, потребителям, надзорным органам и т.д.) или иногородним коллегам. Ответственность за работу с этой корреспонденцией делят, как правило, два сотрудника: составитель и делопроизводитель. В обязанности первого входит подготовка и согласование текста.

Второй регистрирует письмо, отправляет оригинал по назначению и хранит служебную копию. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути при решении Ваших юридических вопросов. Что необходимо иметь- бланк организации;- компьютер, на котором установлен текстовый редактор;- журнал регистрации исходящей документации .

Регистрация документов в вопросах и ответах

Основные возможности программы «Отдел кадров»: хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений. Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов.

2,7 Мб Программа имеет следующие преимущества по сравнению с программой «Отдел кадров 6.0»:не требует наличия установленного Microsoft Access, программа «Отдел кадров плюс» полностью автономна;программа позволяет сохранять все приказы и отчёты в формате Excel;программа позволяет вести полноценный табельный учет по форме Т-12;

Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;

С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1. Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами.

При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).

Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами? Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение.

А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована. В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте.

Правила постановки исходящего номера

Из-за того, что многие администраторы используют скачанные шаблоны DLE, то в них почти всегда присутствуют ссылки, которые могут находится в любой категории. рекомендуются просмотреть их все, начиная от addcomments.tpl и заканчивая vote.tplСледует проверить и стили описания, которые находятся в этом же разделе админ панели.

6 При проверке уже опубликованных статей можно использовать стандартную функцию «Поиск и замена».Для этого сперва проверяем сайт на внешние ссылки сайтом xseo.in/links. После этого указываем в параметрах замены найденные ссылки, и заменяем их на свои (например, на главную страницу сайта). Перед запуском функции, обязательно сделайте бэкап базы данных. Обратите внимание Перед любыми действиями с БД, делайте бэкап.

Оцените статью
Юридическая помощь
Добавить комментарий

Adblock detector