Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Приказ о внедрении сэд образец

Первые шаги на пути к автоматизации

Положение о документообороте, Инструкция по делопроизводству, Положение об отделе, должностные инструкции на каждого сотрудника отдела, номенклатура дел, различные регламенты и инструкции, в зависимости от вида деятельности того или иного предприятия.

В ОАО «Спецремонт» долгое время документооборот не был регламентирован. Из-за этого возникало множество проблем, поэтому первоочередной задачей было разработать и внедрить все вышеперечисленные локальные нормативные акты.

Вторым важным шагом на пути к упорядочению работы с документами стало обучение сотрудников отдела делопроизводства основным процессам традиционного и электронного документооборота сначала в теории, а в процессе внедрения – практическим нюансам работы с системой.

Затем все делопроизводственные процессы в нашей организации были приведены в соответствие с утвержденными локальными нормативными документами.

Приложение N 1. Положение об информационной системе “Система электронного документооборота и делопроизводства”

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 23 апреля 2012 года N 636-рп

О введении в эксплуатацию системы электронного документооборота и делопроизводства

(с изменениями на 4 октября 2019 года)

(в ред. распоряжений Правительства Тюменской области от 28.05.2012 N 973-рп, от 21.01.2013 N 27-рп, от 17.03.2014 N 347-рп, от 16.04.2014 N 587-рп, от 10.10.2014 N 1833-рп, от 22.09.2015 N 1518-рп, постановления Правительства Тюменской области от 25.03.2016 N 120-п, распоряжений Правительства Тюменской области от 21.06.

2016 N 670-рп, от 29.08.2016 N 1002-рп, постановления Правительства Тюменской области от 27.10.2016 N 452-п, распоряжений Правительства Тюменской области от 24.07.2017 N 839-рп, от 27.09.2017 N 1120-рп, от 29.11.2017 N 1415-рп, от 25.12.2017 N 1569-рп, постановления Правительства Тюменской области от 21.02.

(в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 17.03.2014 N 347-рп, постановления Правительства Тюменской области от 25.03.2016 N 120-п)

1. Ввести с 1 июня 2012 года в исполнительных органах государственной власти Тюменской области и с 1 апреля 2016 года в государственных учреждениях Тюменской области в эксплуатацию систему электронного документооборота и делопроизводства (далее – СЭД) как единственную официальную информационную систему, используемую для организации электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Тюменской области и в государственных учреждениях Тюменской области, и утвердить Положение об информационной системе “Система электронного документооборота и делопроизводства” согласно приложению N 1 к настоящему распоряжению.

(в ред. постановления Правительства Тюменской области от 25.03.2016 N 120-п, распоряжений Правительства Тюменской области от 27.09.2017 N 1120-рп, от 29.11.2017 N 1415-рп)

Приказ о внедрении сэд образец

2. Определить Департамент информатизации Тюменской области уполномоченным органом по организационному и методологическому обеспечению работы пользователей СЭД.

(в ред. постановления Правительства Тюменской области от 25.03.2016 N 120-п)

3. Определить Государственное казенное учреждение Тюменской области “Центр информационных технологий Тюменской области” Оператором СЭД.

(в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

– обеспечить применение СЭД во внутреннем документообороте органа, а также документообороте между исполнительными органами государственной власти Тюменской области и государственными учреждениями Тюменской области;

– до 1 августа 2016 года внести изменения в локальные акты, устанавливающие порядок оформления, обработки и хранения документов;

(абзац введен распоряжением Правительства Тюменской области от 21.06.2016 N 670-рп)

– не допускается создание в СЭД электронного документа, содержащего информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами, региональными нормативными и ненормативными правовыми актами;

(абзац введен распоряжением Правительства Тюменской области от 21.06.2016 N 670-рп; в ред. постановления Правительства Тюменской области от 21.02.2018 N 56-п)

– обеспечить использование типовых маршрутов, разработанных в СЭД, в соответствии с Правилами использования информационной системы “Система электронного документооборота и делопроизводства” согласно приложению к Положению об информационной системе “Система электронного документооборота и делопроизводства” в деятельности исполнительных органов государственной власти Тюменской области;

(в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 27.09.2017 N 1120-рп)

– определить перечень должностей, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным;

– до 01 января 2018 утвердить номенклатуру дел, обеспечить ее внесение в СЭД для организации процесса хранения указанных документов в СЭД;

(абзац введен распоряжением Правительства Тюменской области от 27.09.2017 N 1120-рп; в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

– внести необходимые изменения в должностные регламенты и трудовые договоры пользователей СЭД в связи с введением ее в эксплуатацию;

– обеспечить уведомление Оператора СЭД о необходимости добавления, исключения пользователей СЭД в течение 5 рабочих дней со дня назначения, увольнения соответствующих пользователей;

(в ред. распоряжений Правительства Тюменской области от 27.09.2017 N 1120-рп, от 29.11.2017 N 1415-рп)

– при осуществлении документооборота исключить истребование и представление документов на бумажном носителе с даты, установленной в пункте 1 настоящего распоряжения, либо с даты присоединения к СЭД органов, учреждений или организаций.

5. В целях осуществления в электронном виде посредством СЭД документооборота между органами власти и государственными учреждениями Тюменской области рекомендовать территориальным органам федеральных органов государственной власти в Тюменской области и органам местного самоуправления Тюменской области рассмотреть вопрос о заключении с Оператором СЭД соглашений о присоединении к СЭД.

(п. 5 в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 27.09.2017 N 1120-рп)

6. Рекомендовать территориальным органам федеральных органов государственной власти в Тюменской области и органам местного самоуправления Тюменской области использовать при обмене электронными документами в системе электронного документооборота и делопроизводства формат OpenDocument Format в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 либо PDF/A.

(п. 6 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 21.06.2016 N 670-рп; в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 09.07.2018 N 826-рп)

7. При осуществлении документооборота между исполнительными органами государственной власти Тюменской области, государственными учреждениями Тюменской области и органами местного самоуправления, заключившими соглашения, указанные в пункте 5 настоящего распоряжения, истребование и представление документов на бумажном носителе не допускается.

(п. 7 в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

8. Рекомендовать государственным органам Тюменской области, органам местного самоуправления Тюменской области и подведомственным им организациям, заключившим соглашение об организации информационного взаимодействия в соответствии с Регламентом, размещенным на сайте Оператора СЭД, при осуществлении документооборота с исполнительными органами государственной власти Тюменской области и подведомственными им организациями не осуществлять истребование и представление документов на бумажном носителе с даты заключения указанного соглашения.

(п. 8 в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

9. Утвердить Порядок комплектования, учета, хранения и использования электронных документов в исполнительных органах государственной власти Тюменской области (далее – Порядок) согласно приложению N 2 к настоящему распоряжению.

(п. 9 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

10. Департаменту информатизации Тюменской области обеспечить доработку СЭД, обеспечивающую комплектование, учет, хранение и использование электронных документов исполнительного органа государственной власти Тюменской области к 01.01.2019.

Внедрение системы электронного документооборота «1С: Документооборот» в ОАО «Спецремонт»

(п. 10 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

11. Департаменту информатизации Тюменской области, Управлению по делам архивов Тюменской области обеспечить тестирование СЭД в части комплектования электронными документами архива электронных документов с 01.01.2018 по 30.06.2018.

(п. 11 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

12. Исполнительным органам государственной власти Тюменской области с 01.07.2018 обеспечить комплектование электронными документами архива электронных документов в соответствии с утвержденным настоящим распоряжением Порядком.

(п. 12 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

Губернатор областиВ.В.ЯКУШЕВ

Приложение N 1к распоряжению ПравительстваТюменской областиот 23 апреля 2012 г. N 636-рп

Предлагаем ознакомиться:  Возражение на судебный приказ о взыскании задолженности по налогам

(в ред. распоряжений Правительства Тюменской области от 27.09.2017 N 1120-рп, от 29.11.2017 N 1415-рп, от 25.12.2017 N 1569-рп, от 09.07.2018 N 826-рп, от 27.09.2018 N 1199-рп, от 17.05.2019 N 470-рп, постановления Правительства Тюменской области от 04.10.2019 N 344-п)

Информационная система “Система электронного документооборота и делопроизводства” (ИС “СЭД”) – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов.

Оператор ИС “СЭД” – уполномоченная организация, обеспечивающая технологическое и консультативное сопровождение СЭД, поддержание СЭД в рабочем состоянии, а также ее функциональное развитие.

– исполнительные органы государственной власти Тюменской области, государственные унитарные предприятия, государственные учреждения и автономные некоммерческие организации Тюменской области, координацию, регулирование и контроль финансово-хозяйственной деятельности которых осуществляют исполнительные органы государственной власти Тюменской области;

– иные государственные органы власти, органы местного самоуправления, муниципальные унитарные предприятия, муниципальные учреждения и автономные некоммерческие организации, координацию, регулирование и контроль финансово-хозяйственной деятельности которых осуществляют органы местного самоуправления Тюменской области, и иные хозяйствующие субъекты, присоединившееся к ИС “СЭД” на основании соглашения об организации информационного взаимодействия в соответствии с Регламентом, размещенным на сайте Оператора ИС “СЭД”.

Этапы внедрения СЭД в ОАО «Спецремонт»

Руководством нашей организации был выделен ряд проблем и нарушений в работе с документами.

Документы часто терялись на всех стадиях работы с ними, что приводило к неприятным последствиями не только для сотрудников отдела делопроизводства, но и для компании в целом.

Были случаи утери важных документов с контрольными сроками исполнения из вышестоящих организаций (ОАО «Оборонсервис» и Министерства обороны Российской Федерации).

Из-за потерь документов затрачивалось дополнительное время на их повторное создание, согласование, утверждение, подписание (исходящие документы), на запросы адресатам для повторной отправки документов (входящих) в нашу организацию.

Накапливались документы, назначение и источник создания которых были непонятны.

Например, огромное количество копий документов, письма с истекшими сроками хранения, письма от граждан и организаций без подписи и адреса, рекламные материалы, печатные издания.

Отсутствовал контроль исполнения документов и мониторинг местонахождения документов.

Скапливалось значительное количество ненужных копий документов у сотрудников различных подразделений.

Внедрение системы электронного документооборота «1С: Документооборот» в ОАО «Спецремонт»

Отсутствовала отчетность по документопотокам и статистическая отчетность для анализа движения документов и оптимизации бизнес-процессов.

Для устранения перечисленных проблем необходимо было решить следующие задачи:

  1. Создать единую информационную базу документов.
  2. Внедрить технологию коллективной работы с проектами документов на всех стадиях подготовки, согласования и утверждения с соответствующей маршрутизацией и сохранением всех версий документов, с выпуском готового документа (согласование, утверждение, подписание, регистрация, отправка) отделом делопроизводства.
  3. Обеспечить возможность параллельного выполнения операций и непрерывность движения документов.
  4. Внедрить автоматическое формирование регистрационных номеров документов.
  5. Внедрить единую сквозную технологию контроля исполнения документов и заданий.

Под этим понимается доведение конкретного задания в электронном виде до руководителей и исполнителей, возможность оперативного доступа исполнителей в пределах их компетенции к информации о подлежащих к исполнению документах, возможность оперативного доступа руководителей к информации о ходе рассмотрения документов и исполнения поручений.

  1. Создать эффективную систему полнотекстового поиска документов по их наименованиям, номерам, содержанию и т.д.
  2. Обеспечить любому сотруднику ОАО «Спецремонт» в соответствии с его компетенцией доступ к информации по необходимым документам («в одном месте», т.е. в карточке документа должна быть собрана вся имеющаяся информация).
  3. Обеспечить развитую систему отчетности по документам.

Данные задачи можно было решить путем внедрения СЭД.

Мне как начальнику отдела делопроизводства руководством компании была поставлена задача по представлению на рассмотрение для выбора нескольких вариантов СЭД. В результате изучения рынка СЭД нашим подразделением было выбрано три программы: «PAYDOX», «DoсsVision», «1С:Документооборот». Для итогового выбора СЭД было организовано совещание генерального директора с руководителями структурных подразделений, на котором  шла речь о возможностях данных программ и их стоимости.

Весь процесс внедрения было решено разделить на три этапа.

1. Предварительные работы по внедрению СЭД.

На этом этапе нам было необходимо получить информацию о количестве документов в организации, о движении документопотоков на основании аудита, проведенного в ОАО «Спецремонт» отделом делопроизводства, обозначить задачи по внедрению СЭД и сформировать требования к ней, подготовить сотрудников к работе в СЭД (создать и утвердить план их обучения, обеспечить учебную информационную базу), обсудить и утвердить план дальнейших работ, определить границы второго этапа.

На данные работы было решено выделить три рабочих дня в связи со срочностью внедрения проекта.

2. Автоматизация работы с входящей и внутренней документацией.

На этом этапе было разработано и согласовано техническое задание по внедрению СЭД, проведено обучение пользователей работе с входящими документами в демо-версии, разработана инструкция для пользователей по работе с входящими документами, проведена опытная эксплуатация системы по работе с входящими документами, внесены корректировки в работу системы с документацией, устранены ошибки, возникшие в настройках системы в процессе опытной эксплуатации.

На данный этап было выделено 14 рабочих дней.

3. Автоматизация работы с исходящей документацией.

На указанном этапе проходило создание и утверждение бизнес-процессов по согласованию исходящих документов, ознакомление сотрудников с инструкцией по работе с исходящими документами, был проведен анализ бизнес-процессов в подразделениях, составлен план обучения работе с исходящими документами, проведено обучение сотрудников согласно графику обучения, работа пользователей в демо-версии, согласовано предоставление прав пользователям.

Внедрение системы электронного документооборота «1С: Документооборот» в ОАО «Спецремонт»

На внедрение данного этапа было выделено 19 рабочих дней.

Далее рассмотрим каждый этап подробно.

О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Оптимизация документационного обеспечения деятельности любого предприятия ведется в нескольких направлениях:

  • повышение качества информационного содержания документов: их разработка в необходимом и достаточном количестве, соответствие наименований содержанию, исключение дублирующих друг-друга по сути и содержанию документов; создание, оформление и утверждение документов в соответствии с принятыми государственными и локальными стандартами;
  • повышение экономичности действующей на предприятии системы документооборота: маршрутизация с возможностью контроля сроков исполнения, совмещение первичного бухгалтерского и кадрового учета с процессом оперативного управления; сокращение времени обработки и прохождения документа, возможность быстрого поиска нужного документа, организация хранения больших объемов информации.

Все эти задачи легко решаются путем внедрения системы электронного документооборота в организации, позволяющей автоматизировать процесс создания, разработки и учета документов, контролировать их распространение и перемещение, обеспечить их оперативную обработку, поиск и хранение.

Система электронного документооборота. Регламентируем работу!

Цели внедрения системы электронного документооборота:

  • создание и ведение единой базы всех документов предприятия, их структурирование в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;Внедрение системы электронного документооборота
  • контроль маршрута и обработки каждого документа, в том числе соблюдения сроков их исполнения и согласования;
  • повышение исполнительской дисциплины и минимизация риска утери документов и несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
  • возможность быстрого поиска любого документа или пакета документов в соответствии с запросами, формируемыми исполнителями;
  • сокращение времени прохождения управляющих сигналов как по вертикали, так и по горизонтали;
  • повышение производительности труда сотрудников и эффективности работы всей организации в целом.

Перечисленные задачи определяют и преимущества внедрения  системы электронного документооборота, особенно на тех предприятиях, на которых ежегодный документопоток исчисляется в тысячах учетных единиц, а архив — в десятках тысяч. Эффективность внедрения системы электронного документооборота конечно, обусловлена как ее стоимостью, так и объемами обрабатываемых документов, а также спецификой деятельности компании. Расчеты показывают, что в общем случае, внедрение системы электронного документооборота окупается через год-два.

Рано или поздно к осознанию необходимости автоматизации системы документооборота на предприятии приходит каждый руководитель, целью которого является оптимизация его производственной и организационной деятельности. Успех ее во многом зависит от того, насколько соблюдены будут основные принципы внедрения системы электронного документооборота:

  • заинтересованность и активное участие во внедрении высшего руководства предприятия;
  • понимание целей и соблюдение этапов внедрения системы электронного документооборота;
  • привлечение к выбору или разработке ключевых пользователей и специалистов организации;
  • адаптация под текущие и перспективные задачи,стоящие перед организацией.

Процесс внедрения системы электронного документооборота будет реализовываться в несколько этапов.

На первом этапе необходимо создать рабочую группу из специалистов и руководителей, регулирующих документопотоки  в организации, и с их помощью выявить «слабые» места действующей системы документооборота. Группе необходимо выявить управленческие нужды руководителей высшего звена, а также пользовательские потребности рядовых исполнителей. Это поможет сформировать основные требования к системе и изложить их в виде технического задания.

Предлагаем ознакомиться:  Право собственности после договора долевого участия

На втором этапе с учетом разработанных требований осуществляется выбор той электронной системы документооборота, которая будет оптимальна как по функционалу, так и по стоимости. Если задачи, решаемые системой документооборота компании, достаточно специфичны, электронная система может быть разработана «под ключ» и тогда именно члены рабочей группы будут наиболее тесно общаться с разработчиками, формулируя им конкретные задачи.

На третьем этапе внедрения системы электронного документооборота будет произведена ее установка и, при необходимости, обновление парка технических средств, модернизация устаревшего оборудования и приобретение нового.

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Система электронного документооборота»

Четвертый этап — опытная эксплуатация и обучение персонала в соответствии с утвержденным планом внедрения системы электронного документооборота.  На этом этапе диагностируются проблемы внедрения системы электронного документооборота и те из них, которые обусловлены ошибками в технических или программных решениях должны быть устранены разработчиками.

Внедрение системы электронного документооборота «1С: Документооборот» в ОАО «Спецремонт»

Этим документом, составленном в произвольной форме, руководитель организации может обязать членов рабочей группы или иных ответственных лиц провести опытную эксплуатацию системы или же сразу ввести ее в промышленную эксплуатацию. В перечень предписаний приказа может быть также включено:

  • использование ее возможностей на всех рабочих местах;
  • вступление в силу документов, регламентирующих эксплуатацию системы электронного документооборота на предприятии (инструкций, методических указаний, правил);
  • определение круга лиц, которым предоставляется доступ к системе на уровне администраторов;
  • проведение общего инструктажа и обучения пользователей;
  • назначение лиц, ответственных за внедрение новых стандартов делопроизводства и разграничение их обязанностей.

Как организовать делопроизводство на базе системы электронного документооборота?

На втором этапе было разработано и согласовано техническое задание (ТЗ) на внедрение СЭД с учетом всех требований.  На основе планов и графиков было проведено обучение сотрудников работе с входящими документами в СЭД (групповые и индивидуальные занятия).

Были разработаны инструкции для пользователей: Инструкция по работе с входящими документами для руководителей и Инструкция по работе с входящими документами для сотрудников.

На основании нормативных документов, регламентирующих деятельность, была определена и согласована следующая схема движения входящего документа: на схеме Контроль исполнения – исполнение с мал!

Рассмотрим данную схему подробнее:

  1. Регистрация. Документ, поступивший в отдел делопроизводства,  должен быть рассмотрен на предмет целесообразности его регистрации. Письмо регистрируется в СЭД с автоматическим присвоением регистрационного номера. К карточке входящего документа прикрепляется его скан-копия.
  2. Рассмотрение. Делопроизводитель должен передать зарегистрированный документ на бумажном носителе (оригинал) руководителю для вынесения резолюции. После вынесения резолюции руководителем делопроизводитель вносит ее в СЭД в карточку входящего документа и формирует процессы исполнения для лиц, указанных в резолюции.
  3. Исполнение. При входе в систему на рабочем столе программы в разделе Задачи мне у исполнителя появляется задача Исполнить (рис. 1).

Рис. 1. Задача на исполнение в системе «1С:Документооборот»

Исполнитель проводит необходимую работу по исполнению документа в установленном порядке, после чего фиксирует исполнение задачи в СЭД.

  1. Контроль исполнения. При входе в систему на рабочем столе программы в разделе Задачи мне у пользователя, указанного в качестве проверяющего задачу Исполнение, появляется задача Проверить исполнение. Проверяющий осуществляет проверку результата исполнения, при этом он может принимать результат или возвращать задачи исполнителей на доработку. Документ считается исполненным, если он согласован всеми руководителями, участвующими в согласовании.

Далее была проведена опытная эксплуатация системы, для чего всем сотрудникам была подключена демо-версия программы. В процессе опытной эксплуатации возникли некоторые ошибки в настройках системы, а именно: в форме списка на доработку справочника Корреспонденты и в форме управления Резолюциями.

Совместно с сотрудниками ИТ-отдела они были устранены.

Схема движения внутреннего документа (на примере протокола) включает в себя следующие этапы:

  1. Создание. Делопроизводитель создает по шаблону в СЭД протокол и заполняет необходимые реквизиты карточки.

Списки присутствующих и приглашенных сотрудников заполняются из адресной книги (в СЭД), при этом есть возможность внесения в документ лиц, не состоящих в штате ОАО «Спецремонт».

  1. Утверждение. Производится генеральным директором на бумажном носителе в установленном порядке.
  2. Регистрация. После утверждения протокол регистрируется делопроизводителем в СЭД.

Для регистрации протокола делопроизводитель должен выполнить следующий перечень действий:

  • отсканировать утвержденный документ;
  • прикрепить скан-копию утвержденного документа к карточке протокола;
  • сохранить все внесенные данные.

После всех вышеописанных действий документу автоматически присваивается дата и регистрационный номер. Но автоматическое присвоение этих данных происходит только после того, как делопроизводитель выполнит весь необходимый перечень действий и заполнит все реквизиты карточки.

  1. Ознакомление. Для ознакомления с протоколом делопроизводитель в СЭД должен сформировать процесс Ознакомление для необходимого перечня лиц.

Автоматизация работы с внутренними документами (служебная записка)

В ОАО «Спецремонт» служебные записки создаются  по шаблону «Служебная записка» в СЭД. Делопроизводитель создает карточку служебной записки и заполняет все необходимые реквизиты. Для регистрации служебной записки делопроизводитель выполняет следующие действия:

  • в карточке документа присваивает регистрационный номер; распечатывает и передает служебную записку генеральному директору для вынесения резолюции;
  • сканирует служебную записку с резолюцией;
  • прикрепляет скан-копию документа к карточке служебной записки;
  • формирует процессы Исполнение или Ознакомление для лиц (исполнителей), указанных в резолюции.

Контроль исполнения поручений обязателен для укрепления исполнительской дисциплины. В ОАО «Спецремонт» все входящие письма, требующие ответа, согласно Положению о документообороте должны быть поставлены на контроль.

1 этап. Предварительные работы по внедрению СЭД

Внедрение любой СЭД требует обязательной предварительной подготовки к автоматизации.  

Прежде всего, был назначен сотрудник, ответственныйза внедрение СЭД, создана рабочая группа по внедрению, определены сроки обучения сотрудников работе в СЭД. Все эти действия нашли отражение в приказе генерального директора «О внедрении системы электронного документооборота «1С:Документооборот»» (см.

Приложение 1). Затем был проведен аудит делопроизводственных процессов организации, на основе чего были выделены основные требования к СЭД, определены участники процессов работы с документами, выявлены виды документов, используемые в организации, обозначены схемы движения документопотоков. Также был сформирован список пользовательских групп, наделенных функциональными обязанностями (правами) при работе с СЭД, определены маршруты согласования исходящих документов по департаментам согласно штатному расписанию.

Уже на первом этапе были выявлены и основные проблемы внедрения СЭД в ОАО «Спецремонт», а именно:

  1. Отсутствие нормативной базы, регламентирующей деятельность отдела делопроизводства. На момент внедрения СЭД она только начинала создаваться. Это свидетельствовало о том, что руководство не совсем понимало значение полноценного документооборота, постоянно отодвигая решение проблемы его структурирования.
  2. Структурная неразбериха. Структура предприятия не совпадала с фактическим подчинением сотрудников, поэтому бизнес-процессы приходилось постоянно перестраивать. Сложности возникли и с настройкой бизнес-процессов по согласованию исходящих документов.
  3. Консерватизм сотрудников – одна из самых серьезных проблем, ведь эффективность СЭД зависит именно от широты охвата. В большинстве своем рабочий персонал с подозрением относился ко всем новшествам и не желал переучиваться. Требовалось объяснить сотрудникам преимущества СЭД перед бумажным документооборотом.
  4. Миграция документов. Включение бумажного архива в электронный документооборот является задачей почти невозможной без единой системы перевода бумажных документов в электронный вид  путем сканирования.
  5. Фактор руководителя «советского типа» – нежелание многих руководителей работать с компьютером, просматривать и редактировать документы в электронном виде, что мешало полноценному внедрению системы.

В конце первого этапа было организовано совещание с руководством для заслушивания отчета, обсуждения планов дальнейших работ и определения границ второго этапа.

2 этап. Автоматизация работы с входящей и внутренней документацией

Внедрение системы электронного документооборота «1С: Документооборот» в ОАО «Спецремонт»

До начала работы с исходящей документацией была произведена настройка бизнес-процессов обработки исходящего письма с учетом условий маршрутизации для исходящих документов (схемы движения и согласования документов по подразделениям), т.е. должны быть соблюдены все требования по созданию, согласованию и утверждению  документа.

Предлагаем ознакомиться:  Соседи сдают квартиру и не платят налоги: куда жаловаться?

Для этого были созданы соответствующие инструкции: Инструкция по работе с исходящими документами для руководителей и «Инструкция по работе с исходящими документами для сотрудников.

На этом же этапе было организовано ознакомление сотрудников с данными инструкциями, проведено их обучение (групповое и индивидуальное) работе в СЭД с исходящими документами.

Исходя из собственного опыта, автор рекомендует оформлять подробный реестр индивидуального обучения, где каждый сотрудник должен поставить свою подпись, что он прошел обучение и отработал все процессы. У нас были случаи, когда сотрудники из-за нежелания обучаться работе в СЭД заявляли, что они ничего не поняли, либо им плохо объясняли, либо их не обучали вовсе.

Теперь рассмотрим подробнее процессы автоматизации работы с исходящей документацией.

Создание. Сотрудник ОАО «Спецремонт» (Инициатор) создает по шаблону в СЭД Исходящий документ Письмо, заполняет необходимые реквизиты карточки путем выбора из справочника Корреспонденты. При отсутствии получателя в справочнике Корреспонденты, у Инициатора есть возможность ввода в справочник нового корреспондента.

Согласование. При сохранении документа СЭД предлагает запустить процесс обработки исходящего письма. Перед стартом процесса в карточке согласования Инициатор должен уточнить перечень необходимых согласующих лиц, при этом СЭД автоматически устанавливает непосредственного руководителя Инициатора в качестве первого согласующего лица в соответствии с организационной структурой (рис. 6). При согласовании исходящих писем в нашем случае было выбрано последовательное согласование.

Рис. 6. Пример карточки задачи на согласование

Внедрение системы электронного документооборота «1С: Документооборот» в ОАО «Спецремонт»

После согласования документа всеми согласующими лицами СЭД автоматически формирует схему процесса ознакомления Инициатора с результатом согласования.

Утверждение/подписание – ответственное за утверждение документа лицо  (делопроизводитель), получив в СЭД задачу Утвердить, распечатывает из карточки документа согласованный документ и лист согласования по нему, затем передает документ на подпись руководителю.

Регистрация/отправка – после возвращения документа с подписью руководителя делопроизводитель закрывает в СЭД процесс Утверждение, СЭД формирует задачу Ознакомиться с результатом Утверждения Инициатору документа.

При положительном завершении процесса утверждения делопроизводитель, получив задачу Зарегистрировать, осуществляет процедуру регистрации документа с прикреплением отсканированного файла подписанного документа, производит отправку исходящего документа контрагенту, при этом в карточке документа ставится отметка об отправке документа и указывается способ доставки.

Предоставление прав пользователям по работе в СЭД

Для назначения прав пользователям был составлен и утвержден Список пользовательских групп, наделенных функциональными обязанностями (правами) по работе в СЭД, состоящий из шести групп:

  1. руководитель;
  2. руководитель подразделения;
  3. руководитель отдела;
  4. делопроизводитель;
  5. помощник;
  6. сотрудник.

Каждая пользовательская группа была наделена правами в зависимости от действий, которые возлагаются на сотрудника данной группы, и от вида документа, с которым он может работать.

На завершающем этапе было проведено внедрение рабочей базы, назначение ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях. Для начала работы всех сотрудников  в СЭД  был издан  приказ генерального директора «О начале работы в системе электронного документооборота «1С:Документооборот» и назначенииответственных за ведение делопроизводства в подразделениях» (Приложение 2).

Эффект от внедрения«1С:Документооборот» и перспектива развития СЭД в организации

Автоматизация документооборота в современной организации так же необходима, как и автоматизация ведения налогового и бухгалтерского учета. Доказательств вышесказанному более чем достаточно.

• повышение скорости обработки документов (согласование, редактирование, утверждение, ознакомление и т.д.);

• низкая вероятность несанкционированного доступа к информации;

• уменьшение риска безвозвратной «потери» информации;

• всегда имеются ответы на вопросы: «Кто автор документа?», «Откуда данный документ взялся?»;

• быстрый поиск необходимых документов и оперативный доступ к ним;

• экономия денежных средств благодаря отмене ненужного копирования и тиражирования документов;

• более слаженная работа всех подразделений и отделов за счет регламентированных процедур обработки информации;

• упрощение процедур работы с документами;

• экономия времени сотрудников и как следствие – повышение производительности их труда;

Внедрение системы электронного документооборота «1С: Документооборот» в ОАО «Спецремонт»

• регламентированный доступ сотрудников к документации разного уровня конфиденциальности.

В перспективе ОАО «Спецремонт» ставит своей целью выполнение следующих двух задач:

  1. Автоматизация бизнес-процессов работы с документами всех департаментов организации.
  2. Автоматизация документооборота дочерних и зависимых обществ ОАО «Спецремонт».

Таким образом, автоматизация документооборота в ОАО «Спецремонт» позволила реализовать все основные цели и задачи по работе с информационными потоками в организации и существенно сократила риски потери ценнейших документов, повысив исполнительскую дисциплину и культуру работы с документами в организации.

Приложение 1

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СПЕЦРЕМОНТ»

Внедрение системы электронного документооборота «1С: Документооборот» в ОАО «Спецремонт»

(ОАО «СПЕЦРЕМОНТ»)

ПРИКАЗ

01.10.2014                           №108

г. Москва

О внедрении системы электронного документооборота «1С:Документооборот»

В связи с внедрением в ОАО «Спецремонт» системы электронного документооборота «1С:Документооборот» и в целях описания порядка подготовки, согласования, учета и контроля документооборота в Обществе

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Создать рабочую группу в составе руководителей всех структурных
    подразделений Общества.
  2. Выполнение работ проекта автоматизации документооборота провести в 3
    этапа. Завершить все работы по внедрению СЭД в срок до 25.11.2014.
  3. Руководителям структурных подразделений представить бизнес-процессы согласования документации в срок до 09.10.2014.
  4. Назначить ответственным по внедрению системы электронного
    документооборота «1С:Документооборот» Начальника отдела делопроизводства ФИО.
  5. Начальнику отдела делопроизводства (ФИО) организовать обучение работников Общества в соответствии с графиком обучения (Приложение № 1).
  6. Начальнику отдела делопроизводства ФИО довести настоящий Приказ до всех руководителей структурных подразделений.
  7. Руководителям структурных подразделений ознакомить подчиненных работников с настоящим Приказом и обеспечить их явку для обучения в соответствии с графиком обучения.
  8. Контроль за исполнением Приказа оставляю за собой.

И.о. Генерального директора                     Подпись                                             И.О. Фамилия

Приложение 2

(ОАО «СПЕЦРЕМОНТ»)

ПРИКАЗ

25.11.2014                                                                   № 133

г. Москва

О начале работы в системе электронного документооборота «1С:Документооборот» и назначении ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях

В связи с окончанием внедрения в ОАО «Спецремонт» системы электронного документооборота «1С:Документооборот»

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Сотрудникам ОАО «Спецремонт» начать работу в программе электронного документооборота с 27.11.2014 г., в соответствии с графиком (Приложение № 1).
  2. В каждом структурном подразделении назначить ответственного сотрудника за ведение делопроизводства (Приложение № 2).
  1. Главному специалисту ИТ-отдела (ФИО) осуществлять системное сопровождение программы «1С:Документооборот».
  2. Начальнику Отдела делопроизводства ФИО осуществлять функциональное сопровождение программы «1С:Документооборот».
  3. Начальнику Отдела делопроизводства ФИО ознакомить с настоящим Приказом руководителей всех структурных подразделений Общества. Срок – до 26.11.2014 г.
  4. Руководителям структурных подразделений довести указанный Приказ до сотрудников подразделений. Срок – до 26.11.2014 г.
  5. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

И.о. Генерального директора                     Подпись                                        И.О. Фамилия

Л.В. Полушина,  начальник отдела делопроизводства ОАО «Спецремонт»

N
п/п

Наименование
организации

Должностное лицо, наделенное правом
использования ЭП

Срок действия
сертификата ЭП

Фамилия И.О.

Должность

1

2

3

4

5

Оцените статью
Юридическая помощь
Adblock detector