Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Как списать испорченный бланк трудовой книжки

Как списать трудовые книжки правильно

В каких случаях можно списать? Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета. Различные природные явления могут внести свою лепту. Наводнения, землетрясения, пожары… Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф. Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные.

Внимание
В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид.

Комиссияподтверждаетнепригодностьперечисленных выше бланков к дальнейшемуиспользованиюпоназначениюипредлагает уничтожить их путем сожжения. Председатель комиссии:подписьИ.О. Фамилия Члены комиссии:подписьИ.О.

  • Акт о списании материалов на текущий ремонт Бухгалтерские и финансовые документы → Акт о списании материалов на текущий ремонт … «» 20 г. акт о списании материалов на текущий ремонт № от «» 20 г. комиссия в составе: председателя и членов…

  • Акт о списании автотранспортных средств (Унифицированная форма N ОС-4а) Документы делопроизводства предприятия → Акт о списании автотранспортных средств (Унифицированная форма N ОС-4а) документ «акт о списании автотранспортных средств (унифицированная форма n ос-4а)» в формате excel вы можете получить по ссылке «ск…
  • Бухгалтерские и финансовые документы Бухгалтерские и финансовые документы
  • Образец. Акт о выделении к уничтожению документов и дел Документы делопроизводства предприятия → Образец.

    Акт о выделении к уничтожению документов и дел (наименование предприятия) утверждаю акт наименование должности «» 20 г.

Главная → Бланки → Акт → Акт о списании трудовых книжек Тематика документа: Акт Файл текстовой версии: 2,6 кб Сохранить документ: Cкачать документ » Образец документа: Утверждаю Наименование должности руководителя предприятия подпись И.О. Фамилия 00.00.0000 Акт N 0 00 месяца 0000 годанаименование нас.

Трудовой кодекс предлагает отправить трудовую по почте по указанному в ней адресу заказным письмом. Если подобное действие не представляется возможным, найдите способ связаться с обладателем трудовой или его родственниками.

Если связь потеряна, не спешите расставаться с документом. По положениям трудовых нормативных актов, книжка должна оставаться на предприятии до момента, пока за ней не явится либо сам бывший работник, либо кто-то из его родственников или представителей.

Заключение Избавиться от трудовых книжек правильно – тоже искусство. Проводить подобные мероприятия нужно как можно чаще.

Время не жалеет бумагу, главное, чтобы остались намного более ценные вещи – забота о сотрудниках организации в лице кадровиков и тщательное выполнение своих трудовых обязанностей.Форма и порядок ведения указанных документов закреплены в двух нормативных правовых актах:

  • Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • Инструкции от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Часть 2

При трудоустройстве работник должен отдать трудовую книжку работодателю. В случае, если гражданин такого документа не имел, работодатель обязан завести его для вновь принятого на работу сотрудника.

Этот документ на всем протяжении времени наемного труда ведется работодателем и находится у него на хранении. Списание трудовых книжек Ситуации, в которых трудовые книжки или вкладыши в трудовую книжку подлежат списанию, на практике возникают нечасто, но все же возникают.

Трудовым законодательством Российской Федерации четкие правила списания таких документов не предусмотрены.

Документ не имеет унифицированного бланка. Форма его произвольная, однако есть стандартная структура для актов:

  1. Наименование компании или предприятия, где требуется уничтожить трудовые книжки.
  2. Название документа.
  3. Номер, который присвоили данному документу.
  4. Город или другой населенный пункт, дату подписания акта.
  5. Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Часть 1

  6. Перечисление должностей, ФИО и членов комиссии.
  7. Временной интервал, за который накопились испорченные трудовые книжки, или дата, когда они были испорчены, если это случилось в определенный день.
  8. Причины, по которым книжки подверглись порче.
  9. Количество бланков и вкладышей к ним, их номера.
  10. Способ, которым были уничтожены трудовые книжки.
  11. Подписи членов комиссии.

Некоторым организациям удобнее оформлять список испорченных трудовых книжек в виде таблицы, куда вписывают номера документов и причины их порчи.

Важно! Можно написать акт от руки, но для большей читаемости рекомендуется использовать машинописный вариант. Компаниям, где списывают и уничтожают трудовые часто, удобнее использовать бланк.

С копиями все понятно — работодатель обязан выдать заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки либо выписку из нее не позднее трех рабочих дней со дня поступления заявления работника об этом. А вот с подлинниками, которые в основном затребуются для оформления пенсии в ПФР, немного сложнее. Трудовое законодательство не содержит запрета на выдачу работникам подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора.

Предлагаем ознакомиться:  Продление срока предоставления документов по требованию налоговой

Однако Роструд в Письме от 18.03.2008 N 656-6-0 указал, что ответственность за сохранность трудовых книжек в любом случае несет специально уполномоченное лицо. Даже если работник распишется в получении книжки на руки и потеряет ее, отвечать за утрату будет указанное должностное лицо.

Поэтому помимо учета по счету 10 «Материалы» целесообразно поступление и выдачу указанных бланков отражать на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (как правило, 1 руб.).

За плату или даром?

Пунктом 47 Правил предусмотрено, что сотрудник должен оплатить предоставленную ему трудовую книжку, причем в размере, равном расходам работодателя на ее приобретение. Кстати, применять ККТ в этом случае не нужно. Объясняется это тем, что организация, по сути, не продает бланк, а возмещает собственные траты.

Подобное утверждение содержится в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006.

Следует иметь в виду, что если фирма захочет заняться благотворительностью и подарить книжку, то она не сможет уменьшить «прибыльную» базу на затраты по ее приобретению. Ведь согласно пункту 16 статьи 270 Налогового кодекса расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества с этой целью не учитываются.

Также стоит отметить, что, выдавая трудовую книжку, компания обязана начислить налог на добавленную стоимость (п. 1 ст. 168 НК). В противном случае ревизоры откажут в вычете (ст. 171 и 172 НК).

– при массовой утрате трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, как то: экологических и техногенных катастрофах, стихийных бедствиях, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах (п. 34 Правил);

– при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее (п. 48 Правил);

– при порче бланка не по вине работника (п. 48 Правил).

Пример

ООО «Привилегия» 1 августа 2007 г. приобрело у ООО «ГОЗНАКсбыт» 50 бланков трудовых книжек по цене 118 руб. за штуку (в том числе НДС – 18 руб.). Условная оценка установлена в размере 1 руб. за бланк.

6 августа 2007 г. на работу была принята Ю.В.

Важно

Это самый плохой вариант для работодателя, потому как придется уничтожать и восстанавливать за свой счет не один, а сразу большое количество документов.

Если документ перестал быть востребованным

В организации может остаться трудовая книжка умершего сотрудника, если ее не заберут близкие родственники. Бывают случаи, когда сотрудник, уволенный на основании определенной статьи, решит не забирать документ с порочащей его записью.

Инфо

Такие трудовые книжки хранятся по закону 50 лет в архиве компании, а по истечении этого срока также должны быть уничтожены.

Как списать трудовые книжки правильно

  • По приказу организации должна быть сформирована специальная инвентаризационная комиссия. Ее председателем становится руководитель предприятия, а заместителем председателя – главный бухгалтер.

В комиссию также могут входить юрист, бухгалтер по материальному учету или специалисты других областей.

  • Сформированная комиссия должна провести инвентаризацию выданных трудовых книжек по описи № ИНВ-16.
  • Для составления акта о списании необходимо выполнить следующие действия:
    1. сформировать ликвидационную комиссию специальным приказом – он оформляется на бланке организации, затем заверяется исключительно подписью руководителя и печатью фирмы}
    2. составить приказ о назначении лиц, ответственных за списание}
    • Лицо, которое является ответственным за то, как ведутся и хранятся трудовые книжки, составляет акт о списании испорченных или невостребованных документов.
    • По приказу организации должна быть сформирована специальная инвентаризационная комиссия. Ее председателем становится руководитель предприятия, а заместителем председателя – главный бухгалтер.

    С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию.

    Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.

    Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.

    Важно

    Можем ли мы дальше продолжать оформлять вкладыши, заказанные 16.05.2013? И как их списывать, если бухгалтерия весь заказ списала? 3. Что нам грозит за нарушение сроков оформления ТК новым сотрудникам? (выход на работу 04.02.2013, приход заказа ТК 18.03.2013) Ответ Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, нужно заполнить в присутствии сотрудника в течение недели со дня приема на работу (п.

    Акт на списание трудовых книжек. образец

    Важно
    Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне. Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ, который бы разрешал создание комиссий и проведение списания.

    А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр. Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию.

    Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия.

    Предлагаем ознакомиться:  Как делится квартира при разводе, если есть дети несовершеннолетние и учитывается ли доля совместно нажитого имущества при наличии ребенка

    Все составляют данный акт от руки и произвольно. Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:

    • в нем должно содержаться полное название организации;
    • в центре должно крупными буквами быть написано название самого акта;
    • также не забываем вписать саму дату, когда акт был написан;
    • в акте должен быть кратко изложен весь процесс, касающийся списания трудовых;
    • обозначается количество списанных документов, а также причины списания каждого;
    • не забудьте перечислить состав комиссий по инвентаризации и ликвидации;
    • заканчиваться документ должен постановкой печати и подписями всех участников списания трудовых книжек.

    Стоит заметить что данный акт составляется на листах А4, в двойном экземпляре. Пишется черной или синей ручкой при отсутствии бланка.

    Главная → Бухгалтерские консультации → Трудовая книжка Обновление: 16 декабря 2016 г. Работодатели – российские организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на своих работников.

    Трудовая книжка — это многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов. Этот документ подтверждает стаж работы и трудовую деятельность каждого работника.

    Рассматриваемый документ (равно как и вкладыш в трудовую книжку) признается бланком строгой отчетности (БСО), который нуждается в особом порядке хранения и учета. Но нужно учитывать, что трудовую книжку заполняют люди, а не роботы.

    Поэтому в практике деятельности работников кадровых подразделений зачастую возникают ситуации, когда они ошибаются при заполнении бланков трудовой книжки. Испорченный бланк подлежит обязательному уничтожению с составлением акта на списание трудовых книжек.

    С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию. Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.

    Неаккуратное заполнение трудовой книжки сотрудником отдела кадров также является основанием для списания. Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа. Как списать испорченный бланк? Как списать испорченную трудовую книжку? Для того, чтобы сделать это по всем правилам, установленным в законодательстве, а именно в постановлении правительства о хранении и ведении трудовых книжек, необходимо выполнить ряд поэтапных действий. Все они требуют участия сразу нескольких сотрудников отдела кадров, а также самого непосредственно работодателя.

    Работник кадровой службы оформляет трудовую книжку на основании представленных документов (оригиналов) — паспорта и документа об образовании. При оформлении трудовой книжки (как и вкладыша в нее) работодатель взимает с работника плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланков. Оплата производится через кассу организации, либо стоимость бланка удерживается из заработной платы работника.

    Удержание стоимости бланка из заработной платы работника возможно только по его письменному заявлению. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносится запись о выдаче работнику трудовой книжки (либо вкладыша в трудовую книжку), и таким образом происходит списание бланка строгой отчетности.

    При трудоустройстве работник должен отдать трудовую книжку работодателю. В случае, если гражданин такого документа не имел, работодатель обязан завести его для вновь принятого на работу сотрудника. Этот документ на всем протяжении времени наемного труда ведется работодателем и находится у него на хранении.

    Составьте приказ на бланке организации о создании ликвидационной комиссии бланков строгой отчетности. Заверьте приказ подписью руководителя и печатью предприятия. Укажите всех членов ликвидационной комиссии в акте списания с описанием занимаемых ими должностей на предприятии.

    Важно

    Составьте приказ о назначении ответственных лиц за списание. Укажите ответственных лиц за списание и заверьте акт их подписями на основании п.2 ст.9 закона России №129-ФЗ от 21 ноября 1996 года «О бухгалтерском учете». Заверьте акт печатью организации. 4 Подшейте к составленному акту чистые бланки трудовых книжек.

    Внесите в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей запись о списании соответствующей трудовой книжки, согласно постановлению №69 Министерства труда РФ от 10 октября 2003 года.

    Причинами списания испорченных бланков могут быть следующие: неправильное заполнение данных на титульном листе; ошибки при заполнении «Сведения о работе», недостоверность записей на вкладышах. Для уменьшения вероятности допущения ошибки в бланке трудовой книжки рекомендуют тщательно и аккуратно записывать информацию о работнике из предъявляемого паспорта или другого документа, удостоверяющего его личность. Наиболее распространенные ошибки в именах и фамилиях работников.

    Например, при заполнении трудовой книжки кадровик может вместо правильного имени «Наталья» записать «Наталия».Для ведения учета трудовых книжек штатных сотрудников предприятия необходимо завести специальную приходно-расходную книгу, где будут регистрироваться сведения об учете этих документов. Отдельная книга должна быть предусмотрена для фиксации движения трудовых.

    Посмотрите свою трудовую книжку – видите, как аккуратно в ней сделаны записи, различные подписи и пометки. Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место.

    Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг. Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак. Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале. Эта информация будет полезна и кадровикам, работника, и работодателям.

    Внимание

    Предлагаем ознакомиться:  Что делать, если сняли номера с автомобиля?

    Однако правила, обязывающего работодателя применять именно специализированную технику, не существует. Следовательно, бланк может быть уничтожен различными способами:

    • аппаратом для уничтожения документов путем их измельчения (так называемым шредером);
    • разрезан на несколько частей ножницами вручную;
    • сожжен;
    • при помощи специализированной архивной организации, предоставляющей услуги по уничтожению документов.

    Проводки по списанию трудовых книжек Соблюдение процедуры списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку включает в себя не только мероприятия по их фактическому уничтожению, но и обязательное отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете организации. Рассматривая порядок отражения таких операций в бухгалтерском учете, прежде всего отмечаем, что законом он четко не урегулирован.

    Строгого образца данный акт не имеет, однако он обязательно должен включать в себя следующие пункты:

    1. наименование предприятия}
    2. наименование документа}
    3. дату составления акта}
    4. содержание операции по списанию трудовых книжек}
    5. количество списанных трудовых книжек}
    6. стоимость ликвидируемой трудовой книжки}
    7. причину, повлекшую за собой списание трудовой книжки}
    8. дату списания}
    9. серию и номер трудовой книжки}
    10. ФИО и должности лиц, отвечающих за списание}
    11. подписи лиц, отвечающих за списание}
    12. ФИО и должности лиц ликвидационной комиссии}
    13. подписи членов ликвидационной комиссии}

    Составленный акт обязательно должен быть заверен печатью предприятия. К акту списания трудовых книжек можно прилагать исключительно их подлинные номера, вырезанные из самого документа.

    Такая комиссия должна состоять минимум из трех человек. Цель ее создания — подтвердить необходимость уничтожения документов. В состав могут входить такие сотрудники, как специалист по кадрам, бухгалтер, завхоз и т.д. Руководство организации может самостоятельно закрепить состав комиссии.

    Действия комиссии:

    • проведение инвентаризации книжек;
    • подтверждение того, что они действительно должны быть уничтожены;
    • обязательное присутствие на процедуре уничтожения испорченных бланков;
    • подписание акта.

    За плату или даром?

    Пример

    Все они требуют участия сразу нескольких сотрудников отдела кадров, а также самого непосредственно работодателя.

    Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне.

    Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ, который бы разрешал создание комиссий и проведение списания.

    Только после этого можно начинать действовать.

    Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек. Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону.

    А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр.

    Возникновение чрезвычайных ситуаций в организации и действия с трудовыми книжками

    Если произошла массовая утрата документов о профессиональной деятельности сотрудников при пожаре, потопе или других чрезвычайных ситуациях, руководитель организации должен зафиксировать масштабы данного бедствия.

    Для этого необходимо получить справки от МЧС или от коммунальной службы с подтверждением факта ЧС. Самостоятельно необходимо снять на фото- либо видеокамеру последствия происшествия на предприятии. Эти данные помогут объясниться с контролирующими органами, если у них возникнут вопросы в связи с утратой трудовых книжек и прочих документов.

    Для восстановления документов о профессиональной деятельности работников пострадавшей компании создается специальная комиссия. В нее входят члены профсоюзов, представители работодателей и других трудовых организаций. Комиссия занимается сбором документов и составлением акта, по которому руководитель сможет выдать сотруднику дубликат документа о профессиональной деятельности.

    Процесс списания выданных трудовых книжек довольно сложный.

    В обоих случаях при ликвидационном процессе обязаны присутствовать сотрудники, ответственные за списание ТК. Документы обычно шредируют, разрезают ножницами либо сжигают.

    Акт о списании, заполненный и заверенный подписями ликвидационной комиссии, должен быть дополнен номером испорченной или неактуальной ТК, вырезанным перед уничтожением.

    После завершения процедуры списания информация о ней должна быть занесена в соответствующую приходно-расходную книгу.

    Если ТК были испорчены или утеряны при пожаре, наводнении или ином ЧП, случившемся в организации, руководство первоначально должно зафиксировать масштаб происшествия.

    С этой целью требуется получить от МЧС или коммунальных служб соответствующую справку, подтверждающую факт наличия ЧП и нанесённого им ущерба.

    Работник уволился из организации, но так и не пришёл за своей ТК? Не стоит спешить избавиться от документа, потому как законодательство обязывает руководителей хранить данные бланки в архиве на протяжении 50 лет.

    В такой ситуации первоначально следует попытаться связаться с бывшим сотрудником или его родственниками.

    Если связь потеряна, но у вас имеется адрес проживания лица, ТК может быть отправлена по почте с описью вложения и уведомлением о вручении.

    Как указывалось выше, ликвидационная операция должна быть отражена в соответствующей приходно-расходной книге.

    Оцените статью
    Юридическая помощь
    Добавить комментарий

    Adblock detector