Уведомление об ознакомлении с личным делом

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Уведомление об ознакомлении с личным делом

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

  • название предприятия;
  • наименование документа;
  • номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

  • порядковый номер работника;
  • фамилию-имя-отчество работника;
  • должность;
  • дату ознакомления с приказом;
  • подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Организация работы с личными делами работников

Внимание

Поэтому при ведении личных дел работодателю необходимо соблюдать требования по защите персональных данных сотрудников. Подробнее об этом см. Как организовать обработку персональных данных сотрудников. Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.

Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

Уведомление об ознакомлении с личным делом

Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

Лист ознакомления с личным делом работников учреждения

Что касается ознакомления с ЛНА, то в данном случае вопросов возникает немало. Поэтому далее мы поговорим именно об ознакомлении работников с ЛНА. К примеру, зачастую работодатель не разграничивает круг лиц-«ознакомителей».

Законодатель не регламентирует, каким образом сотрудник должен знакомиться с локальной документацией. На практике распространено несколько механизмов обеспечения работодателем соответствия требованиям ст. 22 и 68 ТК РФ. В числе таковых – составление листа ознакомления с ЛНА. Изучим, в какой структуре он может быть представлен.

Уфа было подано заявление об ознакомлении им и его представителями с личным делом призывника с применением фотофиксации, в ответ на которое им получен письменный отказ. Не согласившись с указанным ответом, 20.12.2016 г. им была подана жалоба в ВК РБ, в ответ на которую ВК РБ признал действия ОВК обоснованными.

Предлагаем ознакомиться:  Срок исковой давности по уголовным делам кража

Уведомление об ознакомлении с личным делом

Считает, что отказ в ознакомлении с материалами его личного дела создает препятствие к реализации его конституционного права на изучение документации, касающейся его здоровья и диагнозов, поставленных ему врачами в военном комиссариате.В случае невозможности избранного обвиняемым защитника явиться для ознакомления с материалами уголовного дела следователь по истечении 5 суток вправе предложить обвиняемому избрать другого защитника или при наличии ходатайства обвиняемого принимает меры для явки другого защитника.

Конституционный Суд РФ подчеркивает, что обеспечение участникам уголовно­го судопроизводства, в том числе потерпевшим, возможности представить суду дока­зательства в обоснование своей позиции, а также высказать свое мнение по поводу материалов, представленных другими участниками процесса, является непременной составляющей конституционных прав граждан на судебную защиту и на доступ к правосудию.

  • цель обработки персональных данных;
  • перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;
  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
  • срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
  • подпись сотрудника.
  • Ответ: Как оформить личное дело сотрудника
  • Формирование личного дела Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная, хотя и не обязательная для всех организаций форма систематизации персональных данных.

Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл.

Законодательные требования

Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.

Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу. После ознакомления дела должны вернуться обратно.

Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является. Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.

  1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
  2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
  3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Инфо

ТК РФ или в соответствии с требованиями иных нормативно-правовых актов.В личном деле могут храниться также различные информационно-справочные документы, например анкеты, опросные листы.Работник имеет право на ознакомление со своим личным делом. Ведение личных дел сотрудников Порядок учёта и хранения документов в организации Для регистрации личных дел в кадровом отделе заводят журнал или книгу учёта, куда по порядку вносят номера каждого досье. Журнал учёта личных дел — образец Книгу учёта личных дел заполняют согласно типовой форме.

Ключевые графы:

  • порядковый номер;
  • номер дела;
  • Ф.И. О. сотрудника и должность;
  • дата формирования дела;
  • дата передачи дела в архив.

Образец заполнения журнала Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта здесь.

Вопрос Помогите разобраться. 1. Обязан ли работодатель ежегодно знакомить работников с персональными данными (личным делом) 2. Должен ли работодатель при увольнении работника, возвращать копии документов (паспорта, диплома и т. Д.) работнику. Если да, то какими нормами это предусмотрено.

Важно

Ответ Ответ на вопрос: Рассмотрим ваши вопросы: 1. Обязан ли работодатель ежегодно знакомить работников с персональными данными (личным делом) Нет, не обязан. Персональные данные сотрудников – любая информация, необходимая администрации в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного сотрудника (п. 1 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). Следовательно, обладателем персональных данных является работник, а работодатель, в свою очередь, может у него в случае необходимости запрашивать их.

Также отметим, что в соответствии со ст.

Как формируется и ведется личное дело работника

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела. Журнал регистрации: как вести Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине.

Предлагаем ознакомиться:  Достойное дело как оформить опекунство над пожилым человеком и сколько за это платят

Уведомление об ознакомлении с личным делом

Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации. В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто. Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Обязан ли работодатель ежегодно знакомить работников с персональными данными?

При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи. О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения.

После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу. В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов).

Напоминаю, что судом признано право гражданина и его законного представителя на ознакомление с материалами личного дела, ʼʼпоскольку личное дело содержит персональные данные гражданина, которые федеральным законом не отнесены к документам, доступ к которым ограниченʼʼ (решение Фрунзенского районного суда по делу Долгополовой № 2-2679/10 от 6 мая 2010 года, решение Калининского районного суда по делу Алейнера А.С. № 2-1096/2011 от 24 февраля 2011 года).

Личное дело: что это такое и зачем вести Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте.

В случае если вам препятствовали в ознакомлении с личным делом, то следует описать как именно, а также указать к кому (прокуратура, иные надзорные инстанции) вы обращались по телœефону или вызывали полицию на место происшествия.Возможно, в редких случаях будет нелишним ознакомить с определенным ЛНА (например, положением об информационной безопасности или положением о коммерческой тайне) и «посторонних» лиц.

Особенно это касается случаев осуществления ими деятельности на территории работодателя. Однако надо понимать, что в случае нарушения ими требований ЛНА с большей степенью вероятности правовые последствия не наступят, ведь цель такого ознакомления заключается лишь в информировании «постороннего лица» о правилах поведения и ­взаимодействия между работниками в данной организации.

Якупов Д.Р. обратился в суд с административным иском к военному комиссариату Республики Башкортостан и отделу военного комиссариата РБ по Орджоникидзевскому и Калининскому районам г. Уфа о признании незаконным бездействие отдела военного комиссариата РБ по Орджоникидзевскому и Калининскому районам г.

Уфа, выразившееся в не предоставлении возможности ознакомиться с личным делом призывника его представителям, признании незаконным бездействие военного комиссариата РБ, выразившееся в признании отказа начальника ОВК Калининского и Орджоникидзевского районов г. Уфа обоснованным, обязании предоставить возможность ознакомиться с личным делом призывника его представителям, мотивируя тем, что 28.10.2016 г. им в ОВК Калининского и Орджоникидзевского районов г.

Знакомить работников с локальными нормативными актами фирма-работодатель обязана в силу требований закона. Лист ознакомления с ЛНА – один из самых удобных инструментов для исполнения организацией требований ст. 22 и 68 ТК РФ.

Административный истец Якупов Д.Р. на судебное заседание не явился, о времени и месте судебного заседания извещен надлежащим образом, просил суд рассмотреть дело в его отсутствие.

В этом случае в бланке ставится подпись всего персонала организации, в перечне указаны классифицированные по категориям все нормативные акты.Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г.

С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Инструкция по оформлению и учёту личных дел работников в 2017 году Документы ЛД и листы внутренней описи должны быть пронумерованы отдельно.

На практике такие случаи нередки. К примеру, чаще всего работники могут отказаться от «знакомства» с должностной инструкцией, оставляя за собой право оспаривания примененных к ним дисциплинарных взысканий, включая увольнение по виновным основаниям, по причине не исполнения возложенных на них трудовых обязанностей.

Ходатайство вступающего в дело адвоката (об ознакомлении) и (или) вне рамок настоящего уголовного дела, и находящихся в настоящее время в (при) материалах уголовного дела; ― информацию любого вида, включая содержащуюся на электронных носителях, аудиозаписи, видеозаписи и пр. которая должны были предъявляться (либо предъявлялась) лицу, чьи интересы мною защищаются, в силу прямого действия ст.

Если вам препятствовали в ознакомлении с личным делом, то следует описать как именно, а также указать к кому (прокуратура, иные надзорные инстанции) вы обращались по телефону или вызывали полицию на место происшествия.

Предлагаем ознакомиться:  Договор содержащий обещание дарения в будущем

Инфо

Такая информация может использоваться любыми лицами по их усмотрению при соблюдении законно установленных ограничений на ее распространение. Об этом говорится в пунктах 1, 2 статьи 7 Закона от 27 июля 2006 г.

№ 149- ФЗ. Общедоступные персональные данные – данные, которые субъект персональных данных сделал таковыми. К общедоступным персональным данным могут относиться сведения, доступные неограниченному кругу лиц (например, данные из открытых справочников, адресных книг и др.).

Важно

Поскольку любой желающий имеет к ним доступ, то специальной охраны они уже не требуют. При обработке таких данных оператору не нужно уведомлять об этом уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (п.

4 ч. 2 ст. 22 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Важно знать, что в отличие от трудовой книжки, личное дело никогда не выдается на руки. Примерно раз-два в год сотрудник может ознакомиться с содержимым своего дела в присутствии кадровика, но не больше. После ознакомления работник подписывает лист ознакомления, который затем также подшивается в папку.

Образец листа ознакомления

Похожие записи

Порядок ведения

Любые данные в документы вносит только официально уполномоченный кадровик. В его распоряжении должна быть специальная книга по учету документов. Без отдельно оформленного приказа руководства никто не имеет права заменять кадрового работника и знакомиться с содержанием дел. Все дополнения и изменения подкрепляются соответствующими бумагами.

После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело. Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом.

Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров. Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию.

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Право работника ознакомиться с личным делом

  • Сколько и как хранить дела.
  • Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.
  • Личное дело: что это такое и зачем вести
  • На кого оформлять
  • Кто обладает допуском к делам
  • Предоставление дел правоохранительным органам
  • Оформление личного дела
  • Что должно быть в личном деле сотрудника
  • Образцы и бланки документов для личного дела
  • Порядок ведения дел
  • Журнал регистрации: как вести
  • Электронное личное дело
  • Как поступать с делами уволенных сотрудников
  • Заключение

Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г.№ 640 « О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»[1].

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. № 300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п.

Исходя их практических соображений, целесообразным представляется ограничить формирование и ведение личных дел в отношении трех категорий: руководящий состав; специалисты; лица, с которыми оформлены договора о материальной ответственности. В том случае, когда порядок оформления личных дел действителен только в отношении некоторых категорий работников, в папку должен быть подшит документ, подтверждающий принадлежность сотрудника к такой категории.

Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки. Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно.

Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил. Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде. Как поступать с делами уволенных сотрудников Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель.

Оцените статью
Юридическая помощь
Добавить комментарий

Adblock detector