Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Не внесение записи в книгу учета трудовых книжек

Как вносятся исправления в книгу учета движения трудовых книжек?

Важно

Аккуратной ровной линией зачеркнуть неправильные данные и внести новую информацию. Необходимо сделать пометку «Исправленному верить», поставить подпись уполномоченного работника, который ведет книгу учета, и поставить дату, когда были внесены исправления. Единственным нюансом является тот факт, что эта книга не предназначена для такого рода исправлений, и может просто не оказаться места для новой записи.

Можно использовать и такой способ исправлений: не зачеркивать неправильные данные, а ниже сделать пометку «Запись недействительна» и внести новую информацию. Существуют основные требования, которым должна соответствовать любая книга учета трудовых книжек и вкладышей:

  1. Желательно, чтобы книга имела твердую обложку, и страницы были прошиты нитками.

Инфо

Эксперт делится важной информацией о заполнении книги учета движения трудовых книжек в материале по ссылке. Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Ответственность за отсутствие учета За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.

Размер штрафа составляет:

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) от 1000 до 5000 руб.;
  • для организации от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

В подзаконных актах (Постановление) имеется прямое указание на обязанность работодателя организовать работу по учету трудовых книжек. На предприятии назначается лицо, ответственное за ведение журнала учета. Как заполнять журнал учета трудовых книжек? Обязанность ведения журнала учета возлагается на кадровую службу.

Основные требования Книга учета должна хранится у лица, ответственного за ее ведение. Для использования необходимо пронумеровать, прошить и опломбировать форму. В процессе ведения не допускается замена, удаление листов.

При этом сотрудник, получая при увольнении свою трудовую книжку, должен будет расписаться на двух строках (за трудовую книжку и за вкладыш). Такой вывод можно сделать на основании положений пункта 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Из статьи журнала «Учет.Налоги.

Книга учета движения ТК

Право» №39, 21-27 октября 2014 Оформление трудовых книжек и других кадровых документов Книгу учета трудовых книжек можно исправить — При заполнении книги учета движения трудовых книжек пропустили один бланк. После пропущенной записи внесли новые. Как сейчас исправить недочет? — Порядок нигде не прописан.

Я рекомендую зарегистрировать трудовую книжку, несмотря на нарушение хронологии. Ведь в книге учета необходимо регистрировать все книжки, принятые от сотрудников* (п. 41 Правил № 255. — Примеч. ред.).Административная ответственность за нарушение заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в частности за нарушение хронологии внесения записей, в настоящее время не установлена. По ст. 5.

27 Кодекса РФ об административных правонарушениях работодатель может быть оштрафован за неведение данной книги (Постановления Первого арбитражного апелляционного суда от 30.01.2009 по делу N А39-3423/2008-156/3, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.09.2008 по делу N А56-15873/2008), а также за то, что данная книга не прошнурована, не скреплена сургучной печатью и не опломбирована (Решения Московского городского суда от 14.11.

2014 по делу N 7-4890, Свердловского областного суда от 15.10.2014 по делу N 72-773/2014).В-пятых, внесение записи об увольнении (прекращении трудового договора). В-шестых, это выдача трудовой книжки бывшему работнику или его родственникам (в случае смерти). Несмотря на отсутствие четкого определения в законодательстве, под учетом движения трудовых книжек в организации (предприятии) на практике понимаются:

  • регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
  • регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
  • фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
  • отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.

Где регистрировать трудовые книжки Главный инструмент контроля этих важнейших документов — книга учета движения трудовых книжек.

  • наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник;
  • дату и номер приказа, на основании которого произведен прием работника на работу;
  • расписку ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку;
  • сумму, полученную за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них;
  • дату выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) и расписку работника в получении трудовой книжки на руки.

Обоснование Как учитывать и хранить трудовые книжки Ситуация: Как внести запись о выданном вкладыше в книгу учета движения трудовых книжек Трудовым законодательством конкретный порядок внесения записей в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен. Исходя из общего порядка внесения записей и принципа их последовательного оформления на практике сложился следующий подход.

Не внесение записи в книгу учета трудовых книжек

Если сотрудник при приеме на работу предъявил трудовую книжку с вшитым в нее вкладышем, то в журнал учета движения трудовых книжек нужно внести номер трудовой книжки и номер вкладыша в одну строку*. Если вкладыш в трудовую книжку заполняется уже в процессе трудовой деятельности сотрудника или он не вшит, то запись в книгу учета движения трудовых книжек нужно произвести отдельной строкой*.

Предлагаем ознакомиться:  Выплата возмещения материального ущерба усн налоговый учет

Инфо

Это обусловлено ТК Российской Федерации: впервые трудовая книжка оформляется в присутствии работника не позднее семи дней с первого рабочего дня, а также согласно правилам ведения трудовых книжек работнику, который проработал больше пяти дней. В случае, когда даты не совпадают, будет целесообразнее вписать дату приема на работу, а не дату внесения записей. Все даты должны быть выполнены арабскими цифрами, сокращения запрещены.

В пятую графу вписывают полностью фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки. Сокращать или писать инициалы также запрещено. В книге учета движения трудовых книжек заносятся данные о трудовой книжке: серия и номер вписываются в шестой столбец. При этом обязательно нужно учитывать особенности бланков.

В старых образцах может не быть серии и номера.Правил в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Из анализа данной нормы можно сделать вывод, что вкладыш в трудовую книжку регистрируется в книге учета только при выдаче его работодателем (при его оформлении, когда он вшивается в саму трудовую книжку и в нем делаются соответствующие записи), дословно из нормы: «выданные работникам вновь», т.е. новые.

Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.

Не внесение записи в книгу учета трудовых книжек

Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно. На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.

Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.

Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации. После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально.

В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и  сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном. Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д.

Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.

Если вы новичок в кадровом деле – вам нужно найти книгу учёта и, опираясь на записи, сделанные ранее, продолжать её вести. Имейте в виду, что новшеств или изменения алгоритма вписывания сведений не производилось, даже если последняя внесённая запись была сделана достаточно давно.

Не случайно, книга имеет твёрдый переплёт и наличие множества листов. Она рассчитана на то, что ею будут пользоваться на протяжении многих лет. По её окончании она ещё долго будет храниться в архиве.

Если же вы вновь открывшийся предприниматель – вам обязательно нужно завести эту книгу и вносить в неё регистрационные записи, начиная с первой, поступившей к вам трудовой. Если у вас на данный момент всего одна трудовая – ваша, это не снимает с вас ответственности за учёт трудовых.

Новый бланк журнала должен быть:

  • пронумерован;
  • опломбирован;
  • прошит.

Титульный лист

Важно

Также, в случае проведения проверки, проверяющие смогут наказать вас за ненадлежащий учета трудовых книжек, не внесенных в книгу учета, а вот за внесение трудовых не в хронологическом порядке наказать не смогут, т.к. это не является нарушением с точки зрения законодательства. Что касается учета трудовых книжек уже уволенных работников, то в данном случае рекомендуем не делать никаких записей в книге учета движения трудовых книжек, т.к.

Инфо

При этом необходимо знать о том, что на практике бывают случаи, когда дата приема на работу и подписания трудового соглашения не совпадает с датой внесения соответствующей записи в трудовую книжку. В среднем, разница между днями может составлять 5-10 рабочих дней.

Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек

Вопрос При проверке правильности ведения книги учета движения трудовых книжек обнаружено, что бывший работник, ответственный за ее ведение, пропустил некоторых работников и вообще не внес записи о них и их трудовых книжках. Можно ли дополнить недостающие сведения о работающих в книгу на текущую дату?

Что делать, если не обнаружены записи об уже уволенных работниках, которые давно забрали трудовые книжки? Ответ Ответ на вопрос: Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что при приеме трудовой книжки от работника и при оформлении новой трудовой книжки об этом делается отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой установлена Приложением №3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Статья об учете трудовых книжек поможет вам не допускать ошибок в работе.

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 Зачем нужна? В журнале производится регистрация трудовых книжек работников:

  • переданных в кадровый орган на хранение при трудоустройстве;
  • открытых для сотрудника первого рабочего места;
  • оформленных работодателем вкладышей — в случае выдачи вкладышей на предыдущем месте работы регистрируется только книжка.
Предлагаем ознакомиться:  Полагается ли опекуну материнский капитал при рождении собственного ребенка

Записи в книге учета позволяют контролировать поступление, выдачу трудовых книжек. Законодательством установлена обязанность работодателя выдавать книжки сотрудников в день увольнения, что подтверждают дата и подпись получателя документа.

Обязательно ли вести? Отсутствие книг учета документов, связанных с трудом или выплатой вознаграждения, приравнивается к нарушениям трудового законодательства.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ:Как учитывать и хранить трудовые книжки

Учет трудовых книжек Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек.

Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

В приходно-расходной книге ведется учет бланков трудовых книг и вкладышей, а в книге учета движения – заполненные трудовые книжки и вкладыши. Оформляет это движение кадровая служба или уполномоченный сотрудник. В 2003 году была утверждена новая форма этого документа.

Ее отличие от старой заключается в том, что в новой книге объединили две графы в одну. Но эта учетная книга имеет отличия от других. Она заполняется до окончания всех страниц, а не за один календарный год, как многие другие. Заменяется старая книга новой тоже по определенным правилам.

Книгу закрывают с объяснением причин, по которым прекращают ее ведение, и указывают общее количество зарегистрированных в ней трудовых книжек. Старая книга ни в коем случае не ликвидируется, она хранится по общепринятым правилам.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… AannKa [e-mail скрыт] Россия, Москва #4[409936] 1 августа 2013, 12:24 а как тогда писать, два раза что ли одного человека вписывать или в графе 6 перечислять номер и серию трудовой и вкладыша? Но сама графа 6 называется «Серия и номер трудовой книжки ИЛИ вкладыша в нее». Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Важно

Анна [e-mail скрыт] Российская Федерация, Мончегорск #5[409939] 1 августа 2013, 12:30 Мы ФИО пишем 1 раз, а 6 графу заполняем в две строчки Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Аля

[email protected]

Но сама графа 6 называется «Серия и номер трудовой книжки ИЛИ вкладыша в нее». Два раза одного человека. Одной строкой ТК, второй строкой вкладыш.Либо всё в одной строке влепить.

Трудовые книжки на предприятии регистрируют в специальной форме. Поэтому кадровику нужно знать, как внести правильно изменения в книгу учета движения трудовых книжек. Учет подразумевает регистрацию документа в порядке, который регламентирован законодательной документацией.

Необходимо фиксировать создание, отправление и получение трудовых книжек. Документу при регистрации присваивают регистрационный номер и таким образом включают его в информационно-поисковую систему. Регистрироваться должны все документы, которые нуждаются в учете и могут быть затребованы. Учет документов подразумевает, что служба по кадрам должна вести определенные регистрационные журналы и книги.

Иного всё равно не дано. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Ксения [email protected] Можно в двух строках, можно в одной, правда лепить придётся. Зачем оба писать? Я пишу ТК всегда, вкладыш ведь прикреплен к ней, он не может существовать отдельно.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Аля [email protected] Можно в двух строках, можно в одной, правда лепить придётся. Зачем оба писать? Я пишу ТК всегда, вкладыш ведь прикреплен к ней, он не может существовать отдельно.

А если вы вкладыш потеряете?Лучше всё внести. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Передача трудовой в результате трудоустройства должна давать работнику гарантию того, что этот важный документ действительно будет сохранён и возвращён в надлежащем виде после его увольнения.

Такая гарантия оказалась особенно необходимой в условиях массовых беспорядков, происходящих с книжками работников, устраивающихся к индивидуальным предпринимателям. Отсутствие ответственности за чужие документы показала, что их надлежащее хранение и ведение устанавливает самую низкую планку, а зачастую полностью аннулируется.

В результате, ценнейшие для владельца ТК сведения, утрачиваются безвозвратно. Суды вынуждены перегружать себя, занимаясь не своим делом и исполняя ответственность работодателя за принятый им документ, но утерянный или повреждённый.

Предлагаем ознакомиться:  В какой срок выдаются справки о трудовой деятельности

Во избежание нелицеприятных прецедентов в отношении обращения с трудовыми книжками, работодатели обязаны отчитываться за факт их приёма, хранения и выдачи. Регистрация и отражение обозначенных фактов производится в специальном журнале.

Надлежащее ведение журнала всеми работодателями, включая индивидуальных предпринимателей, к которым сегодня также применимы самые серьёзные меры воздействия при нарушениях, курируется трудовой инспекцией.

Этот момент оказал значительное облегчение участи также тех работников, которые попали в сложную ситуацию и вынуждены восстанавливать свой трудовой стаж по всем организациям и предприятиям, где они работали. Выписки из книги учёта могут стать полноценным подтверждением того, что работник в действительности работал в этой организации.

Журнал учёта позволяет отражать наличие места нахождения ТК на соответствующем этапе трудовой деятельности лица. В силу этого журнал будет также весьма полезен работодателю, так как регистрация выдачи трудовой полностью снимает с него ответственность за чужой документ. А также подтверждает факт его выдачи.

Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — читайте здесь.

Регламентируется ведение журнала правилами, утверждёнными Постановлением Правительства России 16.04.2003 г. за № 225. В 6 главе они отражают необходимость в ведении и учёте ТК в «Журнале (книге) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них». Это требование Правил подтверждается новой редакцией Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 г. за № 132.

Эти документы оглашают, что записи в Книге производятся при оперировании трудовой книжкой в случае:

  • трудоустройства лица;
  • его увольнения;
  • заведения ТК на бланке.

В определённой степени записи, внесённые в журнал, дублируют основные сведения, внесённые в ТК. Также, многие правила, применимые для ведения книжек и вкладышей, вменяются в нормативы правил для ведения журнала.

Все записи ведутся аккуратно, внимательно и тщательно выверяются, а также должны полностью опираться на документальные источники. Записи также должны полностью соответствовать формулировкам трудовой и иным документам.

Ответственность за ведение журнала возлагается на работодателя. Он, в свою очередь, имеет возможность частично её делегировать лицу, уполномоченному на ведение ТК.

Чистый бланк журнала учёта движения ТК можно приобрести в специализированных магазинах. Кроме этого, нормативные правила не запрещают изготовление Книги на заказ или самостоятельное изготовление.

Главное, чтобы она была подготовлена соответствующим образом, по особой несложной технологии.

Учётные записи вносятся простой шариковой ручкой. Допустимый цвет: синий, фиолетовый, чёрный. Можно использовать чернила при условии их аккуратного применения.

Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.

Не внесение записи в книгу учета трудовых книжек

В данную книгу записывают:

  • трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию}
  • книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании}
  • вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.

Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.

Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.

Эти две даты редко совпадают, поскольку:

  • согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней}
  • согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.

Анна [e-mail скрыт] Российская Федерация, Мончегорск #9[409945] 1 августа 2013, 12:35 Опять же у ТК и вкладыша разные серийные номера — получается два разных документа Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… AannKa [e-mail скрыт] Россия, Москва #10[409946] 1 августа 2013, 12:37 Аля писал(а): Ксения писал(а): Аля писал(а): Да, оба. Можно в двух строках, можно в одной, правда лепить придётся.

Зачем оба писать? Я пишу ТК всегда, вкладыш ведь прикреплен к ней, он не может существовать отдельно. А если вы вкладыш потеряете?Лучше всё внести. Почитала, так поняла, что это не урегулированный вопрос, но лучше вписывать оба документа, чтобы когда сотрудник увольняется, то расписался в получении этих двух документов.

Часто задаваемые вопросы

Внимание

Аккуратной ровной линией зачеркнуть неправильные данные и внести новую информацию. Необходимо сделать пометку «Исправленному верить», поставить подпись уполномоченного работника, который ведет книгу учета, и поставить дату, когда были внесены исправления. Единственным нюансом является тот факт, что эта книга не предназначена для такого рода исправлений, и может просто не оказаться места для новой записи.

Заключение

Как показывает практика, трудовая инспекция начинает свой рейд с проверки журнала учёта трудовых книжек. Многие работодатели сетуют и считают эти проверки мелочными придирками, стремлением навязать штраф. Однако ситуация складывается несколько иначе.

Обозначенный документ в действительности играет существенную роль. Он утверждает или опровергает значимые факты, которые отражают движение трудовых книжек работников. Сведения, внесённые в журнал учёта, могут сыграть важную роль, как для работника, так и для работодателя.

Ведь это единственный источник, в котором дублируются данные трудовой. При их исчезновении по тем или иным причинам, восстановить информацию можно только при наличии Книги учёта движения ТК.

Оцените статью
Юридическая помощь
Добавить комментарий

Adblock detector